Διαχείριση πεδίου έργου: PMP Tutorial

Οι διεργασίες Scope Management καθορίζουν ποια εργασία απαιτείται να γίνει και διασφαλίζει ότι το έργο περιλαμβάνει μόνο εκείνη την εργασία για την ολοκλήρωση του έργου.

Γιατί οι διαχειριστές χρειάζονται τη διαχείριση του έργου

Χωρίς καθορισμό του πεδίου εφαρμογής του έργου, δεν μπορεί να εκτιμηθεί ο χρόνος ή το κόστος που θα αναλάβει το έργο
Η διαχείριση του πεδίου δημιουργεί διαδικασίες ελέγχου για την αντιμετώπιση στοιχείων που ενδέχεται να αλλάξουν το έργο κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου
Βοηθά στην αποφυγή των προκλήσεων που μπορεί να αντιμετωπίσει ένα έργο με κάθε αναπτυσσόμενο εύρος και ακατάστατη λίστα απαιτήσεων.

Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει και τα δύο

Διαχείριση πεδίου έργου
Διαχείριση εύρους προϊόντων

Η Διαδικασία Διαχείρισης του Έργου περιλαμβάνει τις ακόλουθες δραστηριότητες.

Επεξεργάζομαι, διαδικασία	Ομάδα έργου	Βασικά παραδοτέα
Διαχείριση του πεδίου εφαρμογής	Σχεδίαση
Συλλέξτε Απαιτήσεις	Σχεδίαση	Απαιτούμενο έγγραφο
Ορίστε το πεδίο εφαρμογής	Σχεδίαση	Δήλωση εύρους έργου
Δημιουργήστε WBS	Σχεδίαση	Κατάλογος WBS, WBS
Επικύρωση πεδίου	Παρακολούθηση και έλεγχος	Παραδοτέα αποδοχής
Πεδίο ελέγχου	Παρακολούθηση και έλεγχος	Αλλαγή αιτήματος

Θα δούμε όλη αυτή τη διαδικασία βήμα προς βήμα παρακάτω:

Διαχείριση του πεδίου εφαρμογής

Το σχέδιο διαχείρισης πεδίου θα καθορίσει τον τρόπο καθορισμού, επικύρωσης και ελέγχου του πεδίου εφαρμογής.

Πρωτεύουσες είσοδοι	Εργαλεία και τεχνικές	Πρωτεύοντα αποτελέσματα
Προκαταρκτική δήλωση πεδίου έργου
Χάρτης έργου	Συναντήσεις	Σχέδια διαχείρισης απαιτήσεων
Σχέδιο διαχείρισης έργου	Εμπειρογνωμοσύνη	Σχέδια διαχείρισης πεδίου
Επιχειρηματικοί περιβαλλοντικοί παράγοντες
Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Συλλέξτε Απαιτήσεις

Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας οι διαχειριστές χρησιμοποιούν διάφορες τεχνικές και εργαλεία για τη συλλογή των απαιτήσεων του έργου από τα ενδιαφερόμενα μέρη. Αυτό το στάδιο είναι πολύ σημαντικό και εάν γίνει με ακρίβεια, οι πιθανότητες σφάλματος κατά τη διάρκεια του έργου θα είναι ελάχιστες.

Πρωτεύουσες είσοδοι	Εργαλεία και τεχνικές	Πρωτεύοντα αποτελέσματα
Χάρτης έργου	Συνεντεύξεις	Τεκμηρίωση απαιτήσεων
Μητρώο ενδιαφερομένων	Ομάδες εστίασης	Σχέδιο διαχείρισης απαιτήσεων
	Τεχνικές ομαδικής δημιουργικότητας	Πίνακας ιχνηλασιμότητας απαιτήσεων
	Διευκολυνμένα εργαστήρια
	έρευνες και ερωτηματολόγια
	Πρωτότυπα
	Παρατηρήσεις
	Τεχνικές ομαδικής λήψης αποφάσεων

Διαδικασία καθορισμού πεδίου

Αυτή η διαδικασία δείχνει σαφώς πώς υποτίθεται ότι το έργο προοδεύει και τι δεν μπορεί να κάνει. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας διασφαλίζεται ότι το έργο παραμένει στο προσκήνιο εξετάζοντας τα δικαιολογητικά. Το προκύπτον πεδίο θα αναφέρει στη συνέχεια τις απαιτήσεις και τις προσδοκίες των ενδιαφερομένων.

Πρωτεύουσες είσοδοι	Εργαλεία και τεχνικές	Πρωτεύοντα αποτελέσματα
Χάρτης έργου	Κρίση εμπειρογνωμόνων	Δήλωση πεδίου έργου
Τεκμηρίωση απαιτήσεων	Ανάλυση προϊόντος	Ενημερώσεις εγγράφων έργου
Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας	Εναλλακτική αναγνώριση
	Διευκολυνμένα εργαστήρια

Δημιουργία WBS (Δομή κατανομής εργασίας)

Το WBS επιτρέπει στον διαχειριστή του έργου και την ομάδα του να αναλύσει τα παραδοτέα έργου υψηλού επιπέδου σε μικρότερες, διαχειρίσιμες μονάδες εργασίας που ονομάζονται πακέτα εργασίας.

Πρωτεύουσες είσοδοι	Εργαλεία και τεχνικές	Πρωτεύοντα αποτελέσματα
Δήλωση πεδίου έργου	Αποσύνθεση	WBS
Τεκμηρίωση απαιτήσεων		Λεξικό WBS
Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας		Βασικό πεδίο εφαρμογής
		Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Επικύρωση πεδίου

Η διαδικασία επικύρωσης περιλαμβάνει την αποδοχή των πελατών. Είναι όταν ο πελάτης αποδέχεται επίσημα όλα τα παραδοτέα του έργου. Στο τέλος κάθε φάσης πραγματοποιείται αυτή η διαδικασία. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, ο πελάτης δίνει τα σχόλιά του σχετικά με την εργασία που πραγματοποιήθηκε.

Πρωτεύουσες είσοδοι	Εργαλεία και τεχνικές	Πρωτεύοντα αποτελέσματα
Δήλωση πεδίου έργου	Επιθεώρηση	Παραδοτέα αποδοχής
Σχέδιο διαχείρισης έργου		Αλλαγή αιτήματος
Μήτρα ιχνηλασιμότητας απαιτήσεων		Ενημερώσεις εγγράφων έργου
Επικυρωμένα παραδοτέα

Έλεγχος πεδίου

Αυτή η διαδικασία ή φάση περιλαμβάνει την παρακολούθηση της κατάστασης του έργου και τη διαχείριση των αλλαγών του πεδίου. Εκτός από αυτό, περιλαμβάνει επίσης την αξιολόγηση των πρόσθετων απαιτήσεων από τον πελάτη ή την προληπτική παραβίαση του πεδίου του έργου.

Πρωτεύουσες είσοδοι	Εργαλεία και τεχνικές	Πρωτεύοντα αποτελέσματα
Σχέδιο διαχείρισης έργου	Ανάλυση διακύμανσης	Μετρήσεις επιδόσεων εργασίας
Τεκμηρίωση απαιτήσεων		Αλλαγή αιτημάτων
Πίνακας ιχνηλασιμότητας απαιτήσεων
Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
Πληροφορίες απόδοσης εργασίας		Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Βασικά σημεία που πρέπει να θυμάστε για το Scope Management

Για να αποφευχθεί η υπέρβαση κόστους και ολίσθηση χρονοδιαγράμματος, το πεδίο εφαρμογής πρέπει να είναι πλήρες και ακριβές.
Το πεδίο εφαρμογής πρέπει να καθοριστεί με σαφήνεια για να αποφευχθούν περιττές εργασίες και σύγχυση
Το έγγραφο εφαρμογής πρέπει να κοινοποιείται σε όλους τους ενδιαφερόμενους για να αποφευχθεί το σφάλμα στο σχεδιασμό και τις απαιτήσεις
Η καλή πρακτική για το Scope Management είναι ότι το έγγραφο του πεδίου πρέπει να παραμένει αμετάβλητο κατά τη διάρκεια του έργου

Περίληψη :

Η διαχείριση του πεδίου χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό του τρόπου με τον οποίο θα διαχειρίζονται οι υπόλοιπες διαδικασίες σχεδιασμού πεδίου.

Η βασική πτυχή αυτού του σταδίου