Τι είναι το SAP;
Το SAP σημαίνει Εφαρμογές Συστημάτων και Προϊόντα στην Επεξεργασία Δεδομένων. Το SAP, εξ ορισμού, είναι επίσης το όνομα του λογισμικού ERP (Enterprise Resource Planning) καθώς και το όνομα της εταιρείας. Το SAP Software είναι μια ευρωπαϊκή πολυεθνική, ιδρύθηκε το 1972 από τους Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner και Tschira. Αναπτύσσουν λύσεις λογισμικού για τη διαχείριση επιχειρηματικών λειτουργιών και πελατειακών σχέσεων.
Το σύστημα SAP αποτελείται από έναν αριθμό ολοκληρωμένων ενοτήτων, οι οποίες καλύπτουν σχεδόν κάθε πτυχή της διαχείρισης των επιχειρήσεων.
Η SAP είναι το # 1 στην αγορά ERP. Από το 2010, η SAP διαθέτει περισσότερες από 140.000 εγκαταστάσεις παγκοσμίως, πάνω από 25 επιχειρηματικές λύσεις για συγκεκριμένους κλάδους και περισσότερους από 75.000 πελάτες σε 120 χώρες
Άλλα ανταγωνιστικά προϊόντα του λογισμικού SAP στην αγορά είναι τα Oracle, Microsoft Dynamics κ.λπ.
Τι είναι το SAP ERP; Γιατί απαιτείται;
Το παρακάτω βίντεο θα εξηγήσει την ανάγκη για λογισμικό ERP όπως το SAP σε μια επιχείρηση
Κάντε κλικ εδώ εάν το βίντεο δεν είναι προσβάσιμο
Το πολύ θεμελιώδες ερώτημα για οποιονδήποτε αρχάριο είναι γιατί απαιτείται ο Enterprise Resource Planning που ονομάζεται επίσης ERP Για να απαντήσουμε σε αυτό, ας εξετάσουμε αυτό το τυπικό επιχειρηματικό σενάριο.
Ας υποθέσουμε ότι ένας πελάτης πλησιάζει μια ομάδα πωλήσεων ζητώντας ένα συγκεκριμένο προϊόν. Η ομάδα πωλήσεων επικοινωνεί με το τμήμα απογραφής για να ελέγξει τη διαθεσιμότητα του προϊόντος. Προς έκπληξή τους, η ομάδα πωλήσεων ανακάλυψε ότι το προϊόν δεν είναι διαθέσιμο. Έτσι την επόμενη φορά που αυτό δεν θα συμβεί, πρέπει να εισαγάγουν ένα εργαλείο SAP ERP.
Πριν πραγματικά δούμε λεπτομερώς, τι είναι το ERP και πώς μπορεί να βοηθήσει το ERP στην επιχειρηματική σας διαδικασία, θα καταλάβουμε πώς εμπλέκονται διάφορα τμήματα σε ολόκληρη την επιχειρηματική διαδικασία, από την παραγγελία της πρώτης ύλης - έως την κατασκευή αγαθών - έως την παράδοση του τελικού προϊόντα στον πελάτη.
Εδώ είναι ολόκληρη η διαδικασία που ακολουθείται από οποιαδήποτε επιχειρηματική μονάδα.
- Ο πελάτης επικοινωνεί με την ομάδα πωλήσεων για να ελέγξει τη διαθεσιμότητα του προϊόντος
- Η ομάδα πωλήσεων προσεγγίζει το τμήμα αποθέματος για να ελέγξει τη διαθεσιμότητα του προϊόντος
- Σε περίπτωση που το προϊόν δεν είναι διαθέσιμο, η ομάδα πωλήσεων πλησιάζει το Τμήμα Σχεδιασμού Παραγωγής για την κατασκευή του προϊόντος
- Η ομάδα προγραμματισμού παραγωγής ελέγχει με το τμήμα απογραφής για διαθεσιμότητα πρώτων υλών
- Εάν η πρώτη ύλη δεν είναι διαθέσιμη με απογραφή, η ομάδα Προγραμματισμού Παραγωγής αγοράζει την πρώτη ύλη από τους Προμηθευτές
- Στη συνέχεια, ο Προγραμματισμός Παραγωγής προωθεί τις πρώτες ύλες στο Shop Floor Execution για πραγματική παραγωγή
- Μόλις ετοιμαστεί, η Shop Floor Team στέλνει τα προϊόντα στην ομάδα πωλήσεων
- Ομάδα πωλήσεων που με τη σειρά τους την παραδίδουν στον πελάτη
- Η ομάδα πωλήσεων ενημερώνει τη χρηματοδότηση με έσοδα που προκύπτουν από την πώληση του προϊόντος. Η ομάδα σχεδιασμού παραγωγής ενημερώνει τη χρηματοδότηση με πληρωμές που πρέπει να γίνουν σε διαφορετικούς προμηθευτές πρώτων υλών.
- Όλα τα τμήματα προσεγγίζουν το ανθρώπινο δυναμικό για οποιοδήποτε θέμα που σχετίζεται με το ανθρώπινο δυναμικό.
Αυτή είναι μια τυπική επιχειρηματική διαδικασία για οποιαδήποτε κατασκευαστική εταιρεία. Ορισμένα βασικά συμπεράσματα που θα μπορούσε να προκύψει από το σενάριο θα ήταν.
- Διαθέτει πολλά τμήματα ή επιχειρηματικές μονάδες
- Αυτά τα τμήματα ή οι επιχειρηματικές μονάδες επικοινωνούν συνεχώς και ανταλλάσσουν δεδομένα μεταξύ τους
- Η επιτυχία οποιουδήποτε οργανισμού έγκειται στην αποτελεσματική επικοινωνία και ανταλλαγή δεδομένων, σε αυτά τα τμήματα, καθώς και σε συνδεδεμένα τρίτα μέρη, όπως προμηθευτές, εξωτερικοί συνεργάτες και πελάτες.
Με βάση τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεται η ανταλλαγή επικοινωνιών και δεδομένων. Τα εταιρικά συστήματα μπορούν να ταξινομηθούν ευρέως ως
1) Αποκεντρωμένο σύστημα
2) Κεντρικό σύστημα που ονομάζεται επίσης ERP.
Αποκεντρωμένο σύστημα
Ας δούμε πρώτα το αποκεντρωμένο σύστημα, σε μια εταιρεία με το αποκεντρωμένο σύστημα διαχείρισης δεδομένων. Υπάρχουν δύο μεγάλα προβλήματα -
- Τα δεδομένα διατηρούνται τοπικά στα επιμέρους τμήματα
- Τα τμήματα δεν έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες ή δεδομένα από άλλα τμήματα
Για τον εντοπισμό ζητημάτων που προκύπτουν λόγω του αποκεντρωμένου συστήματος διαχείρισης επιχειρήσεων, ας δούμε ξανά την ίδια επιχειρηματική διαδικασία. Ο πελάτης πλησιάζει την ομάδα πωλήσεων για ένα προϊόν, αλλά αυτή τη φορά, χρειάζεται το προϊόν, σε επείγουσα βάση.
Δεδομένου ότι είναι μια αποκεντρωμένη διαδικασία, η Ομάδα Πωλήσεων δεν έχει πρόσβαση σε πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο στη διαθεσιμότητα του προϊόντος . Έτσι πλησιάζουν το τμήμα αποθέματος για να ελέγξουν τη διαθεσιμότητα του προϊόντος. Αυτή η διαδικασία απαιτεί χρόνο και ο πελάτης επιλέγει έναν άλλο προμηθευτή που οδηγεί σε απώλεια εσόδων και δυσαρέσκεια των πελατών.
Τώρα, ας υποθέσουμε ότι το προϊόν δεν είναι διαθέσιμο, και η Ομάδα Πωλήσεων πλησιάζει την ομάδα Προγραμματισμού Παραγωγής για να κατασκευάσει το προϊόν για μελλοντική χρήση. Η ομάδα προγραμματισμού παραγωγής ελέγχει τη διαθεσιμότητα των πρώτων υλών που απαιτούνται.
Σε ένα αποκεντρωμένο σύστημα, οι πληροφορίες για τις πρώτες ύλες αποθηκεύονται χωριστά από τον προγραμματισμό παραγωγής καθώς και από το τμήμα απογραφής. Έτσι, το κόστος συντήρησης δεδομένων (σε αυτήν την περίπτωση, Πρώτες ύλες) αυξάνεται.
Οι πληροφορίες για τις πρώτες ύλες διατίθενται σε δύο διαφορετικά αποθέματα τμημάτων καθώς και στον προγραμματισμό παραγωγής. Όταν η ομάδα πωλήσεων ελέγχει μια συγκεκριμένη πρώτη ύλη που απαιτείται για την κατασκευή του προϊόντος, δείχνει ότι η πρώτη ύλη είναι διαθέσιμη σύμφωνα με το απόθεμα, αλλά σύμφωνα με τη βάση δεδομένων της ομάδας προγραμματισμού παραγωγής, η πρώτη ύλη δεν είναι διαθέσιμη.
Προχωρούν λοιπόν και αγοράζουν την πρώτη ύλη. Έτσι, το υλικό, καθώς και το κόστος αποθέματος, αυξάνεται.
Μόλις η πρώτη ύλη είναι διαθέσιμη, το τμήμα του μαγαζιού συνειδητοποιεί ξαφνικά ότι στερείται εργαζομένων. Πλησιάζουν τον Ανθρώπινο Δυναμικό, ο οποίος με τη σειρά του προσλαμβάνει προσωρινούς υπαλλήλους σε υψηλότερα από τα επιτόκια της αγοράς. Έτσι αυξάνεται το κόστος ΕΡΓΑΣΙΑΣ.
Το τμήμα σχεδιασμού παραγωγής δεν ενημερώνει το τμήμα οικονομικών σχετικά με τα υλικά που έχουν αγοράσει. Το χρηματοοικονομικό τμήμα προεπιλογεί την προθεσμία πληρωμής που ορίζει ο πωλητής προκαλώντας την απώλεια της φήμης της εταιρείας και μάλιστα προσκαλώντας πιθανή νομική ενέργεια.
Αυτά είναι μόνο μερικά από τα πολλά προβλήματα με αποκεντρωμένα συστήματα.
Μερικά μείζονα προβλήματα με το αποκεντρωμένο σύστημα είναι -
- Πολλά διαφορετικά συστήματα πληροφοριών δημιουργήθηκαν μεμονωμένα με την πάροδο του χρόνου και είναι δύσκολο να διατηρηθούν
- Η ενσωμάτωση των δεδομένων απαιτεί χρόνο και χρήμα
- Ανακολουθίες και επανάληψη δεδομένων
- Η έλλειψη έγκαιρης ενημέρωσης οδηγεί σε δυσαρέσκεια των πελατών, απώλεια εσόδων και φήμη
- Υψηλό κόστος αποθέματος, υλικού και ανθρώπινου δυναμικού.
Αυτά είναι μερικά σημαντικά μειονεκτήματα για τα οποία χρειαζόμαστε μια λύση. Λοιπόν, η λύση βρίσκεται στα Κεντρικά Συστήματα, δηλαδή στο ERP.
Κεντρικό σύστημα
Σε μια εταιρεία, με κεντρικό σύστημα πληροφοριών και διαχείρισης δεδομένων.
1) Τα δεδομένα διατηρούνται σε κεντρική τοποθεσία και κοινοποιούνται σε διάφορα Τμήματα
2) Τα Τμήματα έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες ή δεδομένα από άλλα Τμήματα
Ας δούμε ξανά την ίδια επιχειρηματική διαδικασία για να κατανοήσουμε πώς βοηθά ένα Κεντρικό Επιχειρησιακό Σύστημα να ξεπεράσει τα προβλήματα που δημιουργεί ένα Αποκεντρωμένο Επιχειρηματικό Σύστημα.
Σε αυτήν την περίπτωση, όλα τα τμήματα ενημερώνουν ένα Κεντρικό Σύστημα Πληροφοριών.
- Όταν ο Πελάτης πλησιάζει την ομάδα πωλήσεων για να αγοράσει ένα προϊόν σε επείγουσα βάση. Η Ομάδα Πωλήσεων έχει πρόσβαση σε πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο στα προϊόντα στο απόθεμα που ενημερώνεται από το Τμήμα Αποθέματος στο Κεντρικό Σύστημα
- Η ομάδα πωλήσεων ανταποκρίνεται στο αίτημα των πελατών εγκαίρως, οδηγώντας σε αυξημένα έσοδα και απόλαυση πελατών.
- Σε περίπτωση που απαιτείται κατασκευή, η Ομάδα Πωλήσεων ενημερώνει την Κεντρική Βάση Δεδομένων, έτσι ώστε όλο το τμήμα να ενημερώνεται για την κατάσταση του προϊόντος.
- Το Τμήμα Σχεδιασμού Παραγωγής ενημερώνεται αυτόματα από την Κεντρική Βάση Δεδομένων για τις απαιτήσεις. Η Ομάδα Προγραμματισμού Παραγωγής ελέγχει τη διαθεσιμότητα των πρώτων υλών που απαιτούνται μέσω της Κεντρικής Βάσης Δεδομένων, η οποία ενημερώνεται από το Τμήμα Αποθέματος.
- Έτσι, αποφεύγεται η αναπαραγωγή δεδομένων και διατίθενται ακριβή δεδομένα. Το Shop Floor Team ενημερώνει τακτικά το Man Power Status τους στην Κεντρική Βάση Δεδομένων, στην οποία μπορείτε να έχετε πρόσβαση από το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού.
- Σε περίπτωση έλλειψης εργατικού δυναμικού, η ομάδα Ανθρώπινου Δυναμικού ξεκινά τη διαδικασία πρόσληψης με σημαντικό χρόνο παράδοσης για να προσλάβει έναν κατάλληλο υποψήφιο σε τιμή αγοράς. Έτσι το κόστος εργασίας μειώνεται.
- Ενώ οι πωλητές μπορούν να υποβάλουν απευθείας τα τιμολόγιά τους στο Κεντρικό Σύστημα Επιχειρήσεων, στο οποίο μπορείτε να έχετε πρόσβαση από το τμήμα οικονομικών. Έτσι, οι πληρωμές γίνονται εγκαίρως και αποφεύγονται πιθανές νομικές ενέργειες
- Το λογισμικό SAP είναι ένας τύπος Κεντρικού Συστήματος. Τα SAP Systems είναι τα πιο δημοφιλή στο λογισμικό ERP.
Τα βασικά οφέλη του κεντρικού συστήματος είναι:
- Εξαλείφει την επανάληψη, την ασυνέχεια και τον πλεονασμό στα δεδομένα
- Παρέχει πληροφορίες σε όλα τα τμήματα σε πραγματικό χρόνο.
- Η SAP Company παρέχει έλεγχο σε διάφορες επιχειρηματικές διαδικασίες
- Αυξάνει την παραγωγικότητα, καλύτερη διαχείριση αποθεμάτων, προάγει την ποιότητα, μειωμένο κόστος υλικού, αποτελεσματική διαχείριση ανθρώπινων πόρων, μειωμένα γενικά έξοδα αυξάνει τα κέρδη
- Καλύτερη αλληλεπίδραση με τους πελάτες και αυξημένη απόδοση. Βελτιώνει επίσης την εξυπηρέτηση πελατών
- Ως εκ τούτου, απαιτείται ένα κεντρικό σύστημα διαχείρισης επιχειρήσεων.
- Το SAP Software είναι ένα κεντρικό σύστημα διαχείρισης επιχειρήσεων, γνωστό και ως Enterprise Resource Planning.
- Η συντομογραφία του SAP είναι εφαρμογές συστημάτων και προϊόντα στην επεξεργασία δεδομένων.