Θα υπάρξουν στιγμές που θα σας ζητηθεί να αναλύσετε μεγάλες ποσότητες δεδομένων και να παράγετε ευανάγνωστες και κατανοητές αναφορές. Οι συγκεντρωτικοί πίνακες μάς επιτρέπουν να αναλύουμε τέτοια δεδομένα και να παράγουμε αναφορές που πληρούν τις απαιτήσεις αναφοράς των επιχειρήσεων.
Σε αυτό το σεμινάριο, θα καλύψουμε τα ακόλουθα θέματα:
- Τι είναι ο Συγκεντρωτικός Πίνακας;
- Εκπαιδευτικό βήμα προς βήμα για τη δημιουργία συγκεντρωτικών πινάκων
- 2-διαστάσεων συγκεντρωτικοί πίνακες
- Οπτικοποίηση δεδομένων συγκεντρωτικού πίνακα χρησιμοποιώντας γραφήματα
Τι είναι ο Συγκεντρωτικός Πίνακας;
Ο Συγκεντρωτικός Πίνακας είναι μια σύνοψη ενός μεγάλου συνόλου δεδομένων που περιλαμβάνει συνήθως τα συνολικά στοιχεία, τον μέσο όρο, το ελάχιστο, το μέγιστο κ.λπ. Ας υποθέσουμε ότι έχετε δεδομένα πωλήσεων για διαφορετικές περιοχές, με έναν συγκεντρωτικό πίνακα, μπορείτε να συνοψίσετε τα δεδομένα ανά περιοχή και να βρείτε οι μέσες πωλήσεις ανά περιοχή, η μέγιστη και ελάχιστη πώληση ανά περιοχή, κ.λπ. Οι συγκεντρωτικοί πίνακες μας επιτρέπουν να αναλύουμε, να συνοψίζουμε και να εμφανίζουμε μόνο σχετικά δεδομένα στις αναφορές μας.
Εκπαιδευτικό βήμα προς βήμα για τη δημιουργία συγκεντρωτικών πινάκων
Η παρακάτω εικόνα δείχνει τα δείγματα δεδομένων πωλήσεων που συγκεντρώθηκαν από τη βάση δεδομένων πρόσβασης Βόρειου ανέμου.
Μπορείτε να κατεβάσετε τα δείγματα δεδομένων του Excel εδώ.
Πραγματοποιήστε λήψη του παραπάνω αρχείου δεδομένων του Excel
Όπως μπορείτε να δείτε από την παραπάνω εικόνα, το υπολογιστικό φύλλο μας περιέχει πολλά δεδομένα. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να δημιουργήσουμε μια περίληψη πελατών, να ομαδοποιήσουμε όλες τις παραγγελίες τους ανά προϊόν και να δείξουμε τις ποσότητες, την τιμή μονάδας και τα αθροίσματα για όλες τις συναλλαγές.
- Ανοίξτε το αρχείο Excel που κατεβάσατε
- Κάντε κλικ στην καρτέλα ΕΙΣΑΓΩΓΗ στην κορδέλα
- Θα λάβετε το ακόλουθο παράθυρο
- Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής πίνακα / εύρους όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα
- Θα λάβετε το ακόλουθο μίνι παράθυρο
- Κάντε κλικ στη διεύθυνση κελιού Α1
- Πατήστε Ctrl + A στο πληκτρολόγιο για να επιλέξετε όλα τα κελιά δεδομένων
- Το μίνι παράθυρο που εμφανίζεται τώρα εμφανίζεται ως εξής
- Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο για να επιστρέψετε στο παράθυρο επιλογών
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK
- Επιλέξτε τα ακόλουθα πεδία
- Ονομα εταιρείας
- Ονομασία προϊόντος
- Τιμή μονάδας
- Ποσότητα
- ΜΕΡΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ
- Το φύλλο εργασίας σας πρέπει τώρα να έχει ως εξής
- Σημειώστε ότι τα παραπάνω δεδομένα έχουν ομαδοποιηθεί κατά όνομα εταιρείας πελάτη, όνομα προϊόντος, τιμή μονάδας, άθροισμα ποσοτήτων και το άθροισμα των αθροισμάτων.
- Παρατηρήστε το αναπτυσσόμενο κουμπί δίπλα στις Ετικέτες γραμμών. Αυτό το κουμπί μας επιτρέπει να ταξινομήσουμε / φιλτράρουμε τα δεδομένα μας. Ας υποθέσουμε ότι ενδιαφερόμαστε μόνο για τον Alfreds Futterkiste
- Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Ετικέτες σειράς όπως φαίνεται παρακάτω
- Αφαιρέστε το τσιμπούρι από (Επιλογή όλων)
- Επιλέξτε Alfreds Futterkiste
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK
- Θα λάβετε τα ακόλουθα δεδομένα
2-διαστάσεων συγκεντρωτικοί πίνακες
Ένας δισδιάστατος συγκεντρωτικός πίνακας είναι ένας πίνακας που έχει πεδία τόσο στις σειρές όσο και στις στήλες. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να παραθέσουμε τα ονόματα των υπαλλήλων ως σειρές και να χρησιμοποιήσουμε στήλες για να αντιπροσωπεύσουμε τα ονόματα των πελατών και να συμπληρώσουμε τα κελιά με τις συνολικές πωλήσεις.
- Ενεργοποιήστε το φύλλο δεδομένων πωλήσεων
- Κάντε κλικ στην καρτέλα ΕΙΣΑΓΩΓΗ
- Κάντε κλικ στο κουμπί Pivot Chart & Table
- Επιλέξτε όλα τα δεδομένα. Το Excel πρέπει τώρα να θυμάται το προηγούμενο εύρος, οπότε απλά πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί OK
- Θα δημιουργηθεί ένα νέο φύλλο με τα εργαλεία του συγκεντρωτικού πίνακα
- Επιλέξτε τα πεδία όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα
Ο συγκεντρωτικός σας πίνακας θα έχει τώρα την εξής μορφή
Οπτικοποίηση δεδομένων συγκεντρωτικού πίνακα χρησιμοποιώντας γραφήματα
Με το Excel 2013, δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε γραφήματα με μη αυτόματο τρόπο. Το Excel θα δημιουργήσει τα γραφήματα για εσάς καθώς δημιουργείτε συγκεντρωτικούς πίνακες, αλλάζετε συγκεντρωτικές συναρτήσεις, εφαρμόζετε φίλτρα κ.λπ.
Το παρακάτω γράφημα δημιουργήθηκε αυτόματα για εμάς από την απλή άσκηση του συγκεντρωτικού γραφήματος που φιλτράρει τα δεδομένα μόνο για τον Alfreds Futterkiste.
Περίληψη
Οι συγκεντρωτικοί πίνακες και τα γραφήματα μας επιτρέπουν να συνοψίσουμε και να αναλύσουμε μεγάλα σύνολα δεδομένων. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε συγκεντρωτικές συναρτήσεις όπως SUM, MINIMUM, MAXIMUM, AVERAGE, κ.λπ. τα γραφήματα δημιουργούνται και ενημερώνονται αυτόματα για εμάς από το Excel καθώς συνεργαζόμαστε με τα δεδομένα.