Τι είναι η διαχείριση προβλημάτων;
Η Διαχείριση ζητημάτων είναι η διαδικασία για να ενημερώσετε τους άλλους για το πρόβλημα και στη συνέχεια να το επιλύσετε όσο το δυνατόν γρηγορότερα
Για να το καταλάβετε, ακολουθήστε την ακόλουθη άσκηση -
Υπάρχουν μερικά τυπικά ζητήματα στο έργο
Στρατηγική
- Το Έργο είναι εκτός προϋπολογισμού
- Έλλειψη ορατής υποστήριξης διαχείρισης για το έργο
- Η επικοινωνία του έργου ήταν αναποτελεσματική
- Η διαδικασία διαχείρισης έργου δεν ακολουθεί το πρότυπο
Ορισμός
- Λάθος στόχος έργου
- Το πεδίο εφαρμογής δεν έχει οριστεί σωστά
- Ασαφείς απαιτήσεις έργου
Ανθρώπινο δυναμικό
- Η ομάδα του έργου δεν διαθέτει δεξιότητες για την ολοκλήρωση του έργου
- Η ομάδα του έργου είναι πολύ μεγάλη ή πολύ μικρή και ως εκ τούτου είναι δύσκολο να διαχειριστεί
- Η ομάδα του έργου δεν είναι καλά οργανωμένη. Δεν θέλουν να εργαστούν ως ομάδα
- Έλλειψη ειδικευμένων μελών λόγω λήψης άδειας ή παραιτήσεων.
Προγράμματα
- Το πρόγραμμα του έργου είναι πολύ αυστηρό. Δεν έχετε αρκετό ανθρώπινο δυναμικό για να τηρήσετε τις προθεσμίες.
- Το έργο χρειάζεται κάποιες εισόδους, όπως δοκιμαστικό υλικό, εργαλείο λογισμικού κ.λπ.… αλλά υπάρχει καθυστέρηση στην παράδοση.
Γιατί συμβαίνουν ζητήματα;
Υπάρχουν πολλοί λόγοι που προκαλούν προβλήματα. Οι περισσότεροι από τους λόγους έχουν ανθρώπινα λάθη ως αιτία τους. Ο υπεύθυνος δοκιμών, ο οποίος ηγείται του έργου, πρέπει να αναλάβει την πλήρη ευθύνη για την αποτυχία αυτού του έργου.
Εδώ είναι μερικά κοινά λάθη που προκαλούν τα προβλήματα
Αντιστοίχιση πόρων με λάθος έργα
Το Guru99 Bank είναι ένα περίπλοκο και μεγάλο έργο. Χρειάζεστε πολλά άτομα με δεξιότητες δοκιμών . Αλλά επιλέξατε πόρους με δεξιότητες ανάπτυξης. Ποιο θα είναι το πρόβλημα;
Ενδέχεται να συμβούν τα ακόλουθα ζητήματα
- Θα σπαταλήσει πολύς χρόνος καθώς οι προγραμματιστές δεν είναι εκπαιδευμένοι υπεύθυνοι δοκιμών και θα πρέπει να μάθουν δοκιμές. Η προθεσμία μπορεί να χαθεί.
- Η ποιότητα των δοκιμών μπορεί να υποφέρει.
Η αντιστοίχιση πόρων με έργα είναι ο πιο σημαντικός παράγοντας στη διαχείριση έργων και θεωρείται κρίσιμο στάδιο για την επιτυχία του έργου. Η αντιστοιχία πόρων και το έργο θα πρέπει να διασφαλίσει ότι οι πόροι δεξιότητες είναι σε θέση να φτάσει τις προσδοκίες του έργου.
Έλλειψη διαχειριστικών δεξιοτήτων του Project Manager
Έχετε ανατεθεί ως Test Manager του έργου Guru99 Bank. Είναι καλά νέα, αλλά δεν έχετε διαχειριστεί ποτέ κάποιο έργο στο παρελθόν. Δεν έχετε εμπειρία στη διαχείριση ενός έργου, μπορεί να προκαλέσει μείζον πρόβλημα.
Ο έλεγχος ενός έργου είναι δύσκολος και είναι ακόμη πιο δύσκολο εάν ο διαχειριστής του έργου δεν έχει καμία εμπειρία να διαχειριστεί καλά το έργο. Η εμπειρία στην εκτέλεση συναντήσεων κατάστασης έργου, στη διαχείριση κινδύνων και στην αντιμετώπιση των ενδιαφερομένων του έργου είναι πολύ σημαντική για την επιτυχή ανάπτυξη και εκτέλεση ενός έργου.
Προγραμματισμός έργου
Το πολύ σφιχτό ή χαλαρό πρόγραμμα είναι ένας από τους λόγους που καθιστούν την πρόοδο του έργου καθυστέρηση ή υπέρβαση. Αυτή η κατάσταση μπορεί να προκύψει εάν ο διαχειριστής έργου ορίσει μη ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα σε σχέση με τις εργασίες του έργου.
Υποεκτίμηση
Μάθετε ποιοι είναι και τι μπορείτε να κάνετε. Το μεγάλο λάθος που κάνει ο Test Manager είναι ότι πιστεύει ότι είναι εύκολο να ολοκληρωθεί οποιοδήποτε έργο. Πρέπει να είστε ρεαλιστικοί στη σκέψη σας και να βεβαιωθείτε ότι δεν υποτιμάτε τις ανάγκες σας από την αρχή.
Αγνοώντας τα μικρά προβλήματα
Κάποιο μικρό πρόβλημα προς το παρόν μπορεί να επιδεινωθεί στο μέλλον. Δείτε το ακόλουθο παράδειγμα:
Η παράβλεψη των προβλημάτων κάνει τα προβλήματα χειρότερα, γι 'αυτό είναι σκόπιμο να δημιουργηθεί χώρος για αυτά τα προβλήματα και να αναπτυχθεί μια πρακτική λύση, ακόμη και αυτά τα προβλήματα είναι μικρά.
Δεν ακολουθούμε τη διαδικασία
Το Test Management είναι μια μεγάλη διαδικασία την οποία πρέπει να ακολουθεί αυστηρά ο Διευθυντής. Η μη παρακολούθηση της διαδικασίας σημαίνει ότι παραβιάζετε τον κανόνα.
Η εφαρμογή μιας διαδικασίας θα σας δώσει δομή και οργάνωση και θα μειώσει τις πιθανότητες των έργων να διατρέχουν κίνδυνο
Δεν ακούω άλλους
Είστε Test Manager του έργου. έχετε την υψηλότερη θέση στην ομάδα του έργου. Αλλά δεν μπορείς να κάνεις τίποτα μόνος. χρειάζεστε την ομάδα του έργου σας.
Τα μέλη της ομάδας είναι πιθανώς τα πιο ενήμερα για επικείμενες προκλήσεις ή ζητήματα με ένα έργο μέσω της καθημερινής τους εργασίας. Εάν ένας υπεύθυνος δοκιμών δεν ακούσει τις συμβουλές του μέλους και αποθαρρύνει την ομάδα του έργου του να κάνει προτάσεις, θα μπορούσε τελικά να καταλήξει με το έργο να αποτύχει.
Προσέγγιση διαχείρισης ζητημάτων
Ας ξεκινήσουμε το θέμα με το ακόλουθο σενάριο
Στο έργο Guru99 Bank, για να κάνετε το Δοκιμαστικό Σχέδιο, πρέπει να αναλύσετε και να καταστήσετε σαφείς τις απαιτήσεις των πελατών. Εδώ είναι ένα σενάριο
Σε αυτήν την περίπτωση, συνέβη ένα ζήτημα. Προήλθε από τον πελάτη. Σε πέντε ημέρες, άλλαξε την απαίτηση για 3 φορές. Οι Fickle πελάτες μπορούν να είναι μια τεράστια ταλαιπωρία επειδή δεν ξέρει τι θέλει, έως ότου ολοκληρωθεί ένα συγκεκριμένο στάδιο.
Αυτό το θέμα θα σας δείξει βήμα προς βήμα οδηγίες για την επίλυση του προβλήματος.
Ρεκόρ
Σε κάποιο σημείο κατά τη διάρκεια του έργου, οι κίνδυνοι, τους οποίους προσδιορίσατε στα στάδια προγραμματισμού, θα γίνουν αληθινοί και έχετε κάποιο πρόβλημα. Πρέπει να καταγράψετε οποιοδήποτε συμβάν ή πρόβλημα που έχει συμβεί και απειλεί την επιτυχία του έργου σας
Σε πολλά έργα, τα ζητήματα είναι πιθανό να προκύψουν στην αρχή του έργου. Επομένως, είναι έξυπνη ιδέα να εντοπίζετε και να συζητάτε θέματα κατά την έναρξη του έργου .
Όταν εντοπίζεται ένα ζήτημα, πρέπει να κάνετε την ακόλουθη ενέργεια:
Καταγράψτε τα ζητήματα του έργου
Ένα από τα καλύτερα εργαλεία για την καταγραφή των ζητημάτων του έργου είναι το αρχείο καταγραφής ζητημάτων . Το αρχείο καταγραφής ζητημάτων θα σας βοηθήσει να εστιάσετε στην εξεύρεση λύσης σε ένα πρόβλημα.
Μπορείτε να δημιουργήσετε μόνοι σας το αρχείο καταγραφής ζητημάτων ή να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο καταγραφής ζητημάτων σε αυτό το άρθρο ως αναφορά.
Ορίστε το επίπεδο προτεραιότητας
Μην ξεχνάτε την προτεραιότητα του ζητήματος, εκχωρείτε πάντα ένα επίπεδο προτεραιότητας σε ένα ζήτημα. Υπάρχουν τρεις προτεραιότητες ζητημάτων που χρησιμοποιούνται συνήθως
Ποια προτεραιότητα θα ορίσετε για το ζήτημα που αναφέρεται στα παραπάνω θέματα; Ποια προτεραιότητα θα ορίσετε για το ζήτημα που αναφέρεται παραπάνω (Συχνά αλλάζει η απαίτηση πελατών);Α) ΚρίσιμοΒ) Ταγματάρχης
Γ) Μικρή
λανθασμένη σωστή
Εάν ο πελάτης δεν διορθώσει την απαίτηση, το TestManager δεν μπορεί να εκτιμήσει και να δημιουργήσει το σχέδιο. Το έργο δεν μπορεί να προχωρήσει.
Είναι κρίσιμο ζήτημα και πρέπει να επιλυθεί αμέσως
Εκχωρήστε στον κάτοχο τα ζητήματα
Ανάθεση ζητήματος έργου στο άτομο που ταιριάζει καλύτερα σε αυτό. Αυτό το άτομο είναι κάποιος εντός ή εκτός της ομάδας του έργου. Ωστόσο, αν το εκχωρήσετε κάποιον εκτός της ομάδας βεβαιωθείτε ότι ξέρει σε τι μπαίνει!
Για το παραπάνω ζήτημα της απαίτησης αλλαγής πελατών, μπορείτε να επιλέξετε ένα άτομο που έχει την καλύτερη ικανότητα επικοινωνίας για να λύσει το ζήτημα. Θα εργαστεί ως μηχανικός γεφυρών για να διαπραγματευτεί με τον πελάτη, να τους ζητήσει να διορθώσουν την απαίτηση, προκειμένου να προχωρήσει το έργο.
Παρακολουθήστε την κατάσταση των ζητημάτων
Αφού αναθέσετε τον κάτοχο στο ζήτημα, πρέπει να ελέγχετε το αρχείο καταγραφής ζητημάτων και να ενημερώνετε τακτικά την κατάσταση του προβλήματος. Τα ακόλουθα στοιχεία αντιπροσωπεύουν τον τύπο κινδύνου
Κανω ΑΝΑΦΟΡΑ
Τεκμηριώστε τα σημαντικά ζητήματα του έργου στις τακτικές εκθέσεις προόδου (επισήμανση) και προωθήστε τα θέματα υψηλής προτεραιότητας στο διοικητικό συμβούλιο του έργου.
Οι ειδικοί διαχειριστές έργων βασίζονται σε μεγάλο βαθμό σε μια έκθεση κατάστασης ζητήματος έργου, ειδικά εάν ένα έργο είναι μεγάλο και έχει πολλούς ενδιαφερόμενους.
Για να σας βοηθήσουμε να δημιουργήσετε τη δική σας αναφορά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ή να χρησιμοποιήσετε την Αναφορά προτύπου ζητήματος έργου σε αυτό το άρθρο.
Έλεγχος ζητημάτων έργου
Ο υπεύθυνος έργου είναι υπεύθυνος για τον έλεγχο των ζητημάτων του έργου και πρέπει να εξετάσει προσεκτικά τις ακόλουθες δραστηριότητες
- Αναγνωρίστε τους ανθρώπους που θα μπορούσαν να έχουν αντίκτυπο στην επίλυση του ζητήματος.
- Σταματήστε όλες τις δραστηριότητες γύρω από τα ζητήματα και πριν από την επίλυση του προβλήματος πρώτα. Είστε ο διαχειριστής του έργου και έχετε τον έλεγχο της κατάστασης, μην βιαστείτε αν δεν επιλύσετε προβλήματα.
- Τώρα σκεφτείτε σκληρά τις ακόλουθες ερωτήσεις για κάθε θέμα στο αρχείο καταγραφής
- Δημιουργήστε μια λίστα με πιθανές ενέργειες ή επιλογές που θα μπορούσαν να προσφέρουν την ανακάλυψη που αναζητάτε. Στη συνέχεια, περιορίστε τη λίστα σας και ορίστε αυτές τις επιλογές που είναι πιθανότερο να επιλύσουν το πρόβλημα.
Εσφαλμένες σωστές
Στο παραπάνω διαδραστικό στοιχείο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε ενέργεια για την επίλυση του ζητήματος, όπως τα Α, Β ή Γ. Αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, χρησιμοποιήστε μόνο μία επιλογή που μπορεί να μην επαρκεί για την πλήρη επίλυση του ζητήματος. Ο καλύτερος τρόπος είναι να συνδυάσετε όλες τις επιλογές.
Για παράδειγμα, εάν ορίσετε την επιλογή Α «Κρατήστε τη συνάντηση με τον πελάτη για να καταστήσετε σαφή και βασική την απαίτηση το συντομότερο δυνατό». Τι θα κάνετε εάν εσείς και ο πελάτης σας δεν μπορείτε να κάνετε την τελική απαίτηση μετά από αυτήν τη συνάντηση; Πρέπει να λάβετε περισσότερη υποστήριξη από υψηλότερο επίπεδο για να διαπραγματευτείτε με τον πελάτη (Επιλογή Β). Εάν οι πελάτες δεν είναι επαγγελματίες, ακόμη και δεν γνωρίζουν ακριβώς τις απαιτήσεις τους. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να προτείνετε νέες ιδέες στον πελάτη σχετικά με την απαίτηση προϊόντος.