Τι είναι ο κύκλος ζωής του έργου;
Ο Κύκλος Ζωής του Έργου είναι μια σειρά δραστηριοτήτων που είναι απαραίτητες για την επίτευξη των στόχων ή των στόχων του έργου. Τα έργα μπορεί να έχουν διαφορετικές διαστάσεις και επίπεδο δυσκολίας, αλλά, ανεξάρτητα από το μέγεθος: μεγάλο ή μικρό, όλα τα έργα θα μπορούσαν να αντιστοιχιστούν στη δομή του κύκλου ζωής. Αυτός ο κύκλος ζωής του έργου περιλαμβάνει τέσσερις φάσεις
- Φάση έναρξης
- Φάση προγραμματισμού
- Φάση εκτέλεσης
- Παρακολούθηση, έλεγχος και κλείσιμο φάσης
Αρχικά θα εξετάσουμε τη φάση έναρξης
Στάδιο έναρξης έργου
Η φάση έναρξης ορίζει τις διαδικασίες που απαιτούνται για την έναρξη ενός νέου έργου. Ο σκοπός της φάσης έναρξης του έργου είναι να προσδιορίσει τι πρέπει να επιτύχει το έργο.
Αυτή η φάση αποτελείται κυρίως από δύο κύριες δραστηριότητες
- Αναπτύξτε έναν Χάρτη Έργου και
- Προσδιορίστε τα ενδιαφερόμενα μέρη
Όλες οι πληροφορίες που σχετίζονται με το έργο καταχωρίζονται στο Χάρτη Έργου και στο Μητρώο Συμμετοχών. Όταν εγκριθεί ο χάρτης του έργου, το έργο εγκρίνεται επίσημα.
Χάρτης έργου
Ο Χάρτης του Έργου ορίζει τα κύρια στοιχεία του έργου
- Στόχοι έργου
- Περιορισμοί έργου και δηλώσεις προβλημάτων
- Ανάθεση διαχειριστή έργου
- Λίστα ενδιαφερομένων
- Πρόγραμμα και προϋπολογισμός υψηλού επιπέδου
- Ορόσημα
- Εγκρίσεις
Αυτό το έγγραφο επιτρέπει σε έναν διαχειριστή έργου να χρησιμοποιεί οργανωτικούς πόρους για χάρη του έργου. Για τη δημιουργία ενός χάρτη έργου, οι απαιτούμενες εισροές θα είναι συντελεστής περιβάλλοντος επιχείρησης, επιχειρηματική υπόθεση, συμφωνίες, δήλωση έργου και στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας.
Προσδιορισμός των ενδιαφερομένων
Ένας ενδιαφερόμενος μπορεί να επηρεάσει την επιτυχία και την αποτυχία του έργου. Για να σημειώσετε τις πληροφορίες σχετικά με τα ενδιαφερόμενα μέρη, χρησιμοποιείται ένα Μητρώο Συμμετοχών.
Το μητρώο ενδιαφερομένων θα έχει πληροφορίες όπως
- Τύπος ενδιαφερομένου
- Προσδοκία των ενδιαφερομένων
- Ρόλος στο έργο (Business Analyst, Tech Architect, Client PM)
- Διορισμός (Διευθυντής, Διευθυντής Επιχειρήσεων κ.λπ.)
- Τύπος επικοινωνίας (εβδομαδιαία / μηνιαία)
- Επιρροή στο έργο (Μερική / Υποστηρικτική / Επιρροή)
Οι άλλες δραστηριότητες που εμπλέκονται στην έναρξη της ομάδας διαδικασίας είναι:
- Ανάθεση του διαχειριστή έργου
- Προσδιορισμός των αναγκών των ενδιαφερομένων, των προσδοκιών και των απαιτήσεων υψηλού επιπέδου
- Καθορίστε τα κριτήρια επιτυχίας του έργου
- Προσδιορίστε συγκεκριμένο προϋπολογισμό για συγκεκριμένο στάδιο
- Βεβαιωθείτε ότι το έργο ευθυγραμμίζεται με τον στρατηγικό στόχο των οργανισμών
Το μητρώο των ενδιαφερομένων και ο χάρτης του έργου χρησιμοποιούνται ως είσοδοι στις άλλες ομάδες ανάπτυξης, όπως η ομάδα διαδικασίας σχεδιασμού.
Στάδιο προγραμματισμού έργου
Η φάση προγραμματισμού έργου καλύπτει περίπου το 50% της συνολικής διαδικασίας. Η φάση σχεδιασμού καθορίζει το εύρος του έργου καθώς και τον στόχο του έργου. Ξεκινά με τα αποτελέσματα της φάσης έναρξης (χάρτης, προκαταρκτική δήλωση πεδίου και διαχειριστής έργου). Η έξοδος της φάσης σχεδιασμού χρησιμεύει ως είσοδος για τη φάση εκτέλεσης.
Οι σημαντικές πτυχές της διαδικασίας σχεδιασμού είναι
- Η φάση προγραμματισμού δεν πρέπει να εκτελεστεί προτού ολοκληρωθεί ο αρχικός προγραμματισμός σας
- Μέχρι να ξεκινήσει η διαδικασία εκτέλεσης, δεν πρέπει να σταματήσετε να αναθεωρείτε τα σχέδια
Δημιουργία δομής κατανομής εργασίας (WBS)
Για οποιοδήποτε επιτυχημένο έργο το WBS (Work Breakdown Structure) είναι σημαντικό. Ακολουθούν τα βήματα για τη δημιουργία WBS.
- Διεξαγωγή καταιγισμού ιδεών για να απαριθμήσετε όλες τις εργασίες
- Συμμετοχή ολόκληρης της ομάδας σας για ανταλλαγή απόψεων
- Καταγράψτε το δέντρο δομών της εργασίας που είναι επίσης γνωστή ως WBS (δομή κατανομής εργασίας)
- Περαιτέρω κατανομή του κορυφαίου WBS σας σε ένα ιεραρχικό σύνολο δραστηριοτήτων, για παράδειγμα, κατηγορίες, υποκατηγορίες κ.λπ. Για παράδειγμα υλικό, λογισμικό, εκπαιδευόμενοι, ομάδες διαχείρισης κ.λπ.
- Ορίστε τον τρόπο εγγραφής των στοιχείων στο WBS σας
- Ρωτήστε άλλα άτομα - μπορεί να είναι εξειδικευμένο, έμπειρο προσωπικό κ.λπ.
- Λεπτομέρεια - πόσο λεπτομερή είναι η εργασία σας; Η εκτίμηση του κόστους και του χρόνου για υψηλότερη κοκκοποίηση είναι δύσκολη, ενώ για τη χαμηλότερη κοκκώδη τιμή θα παραμείνει με πολύ λεπτομερείς πληροφορίες
- Η ευαισθησία πρέπει να είναι σωστού επιπέδου όχι πολύ υψηλή ή όχι πολύ χαμηλή
Διαχείριση προγραμματισμού προγραμματισμού
Πρόγραμμα προγραμματισμού είναι η διαδικασία καθορισμού της διαδικασίας, των πολιτικών και της τεκμηρίωσης για τον σχεδιασμό, τη διαχείριση, την εκτέλεση και τον έλεγχο του προγράμματος. Οι εισροές σε αυτές τις δραστηριότητες περιλαμβάνουν
- Σχέδιο διαχείρισης έργου
- Χάρτης έργου
- Επιχειρηματικοί περιβαλλοντικοί παράγοντες
- Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
Το αποτέλεσμα της διαχείρισης προγραμματισμού περιλαμβάνει
- Πρόγραμμα διαχείρισης προγράμματος
Καθορισμός δραστηριοτήτων
Ο ορισμός δραστηριοτήτων είναι η διαδικασία τεκμηρίωσης και προσδιορισμού συγκεκριμένων ενεργειών που θα εκτελεστούν για την παραγωγή των παραδοτέων του έργου.
Κατά τον καθορισμό δραστηριοτήτων, κάθε πακέτο εργασίας κατανέμεται σε μεμονωμένες δραστηριότητες προγράμματος εργασίας. Οι εισροές των καθοριστικών δραστηριοτήτων περιλαμβάνουν
- Πρόγραμμα διαχείρισης προγράμματος
- Βασικό πεδίο εφαρμογής
- Επιχειρηματικοί περιβαλλοντικοί παράγοντες
- Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
Ενώ τα αποτελέσματα αυτών των δραστηριοτήτων είναι
- Λίστα δραστηριοτήτων
- Χαρακτηριστικά δραστηριότητας
- Λίστα ορόσημων
Δραστηριότητες ακολουθίας
Οι δραστηριότητες ακολουθίας δεν είναι παρά λογική οργάνωση του αποτελέσματος του "καθορισμού δραστηριοτήτων". Καθορίζει τη σειρά με την οποία πρέπει να εκτελεστούν οι δραστηριότητες.
Η κύρια έξοδος από τη διαδικασία δραστηριότητας ακολουθίας είναι το "Διάγραμμα δικτύου".
Το διάγραμμα δικτύου δεν είναι παρά η δημοσίευση της εργασίας σε έναν πίνακα με λογική σειρά.
Για παράδειγμα, θέλετε να ξεκινήσετε μια επιχείρηση σε ξένη χώρα ποια θα είναι η λίστα δραστηριοτήτων σας και ποια θα είναι η παραγγελία που πρέπει να γίνει;
Θα εκτελέσετε δραστηριότητες με αυτήν τη σειρά
- Διάλεξε μία χώρα
- Λάβετε άδεια επιχείρησης
- Πρόσληψη διευθυντή
- Αγορά ακινήτου
- Αγορά επίπλων κ.λπ.
- Άνοιγμα της επιχείρησης
Εκτίμηση πόρων δραστηριότητας
Αυτό το στάδιο εξηγεί τη διαδικασία εκτίμησης της προσπάθειας εργασίας και των πόρων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας. Ο άλλος παράγοντας που πρέπει να ληφθεί υπόψη σε αυτό το στάδιο είναι η διαθεσιμότητα των πόρων.
Κατά την εκτίμηση των πόρων, η εστίαση πρέπει να είναι στη μακρύτερη πορεία του σχεδίου (Critical Path), το οποίο θα καταναλώνει περισσότερο χρόνο και χρήμα.
Πρέπει να εκτιμήσετε πόρους για δύο εργασίες
- Κρίσιμα καθήκοντα
- Πλωτές εργασίες
Βεβαιωθείτε ότι οι κρίσιμες εργασίες σας υπολογίζονται με ακρίβεια (χρόνος ολοκλήρωσης).
Υπάρχουν πέντε είσοδοι που χρησιμοποιούνται για την εκτίμηση των πόρων δραστηριότητας
- Πρόγραμμα διαχείρισης προγράμματος
- Λίστα δραστηριοτήτων
- Ημερολόγιο πόρων
- Επιχειρηματικοί περιβαλλοντικοί παράγοντες
- Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
Η έξοδος αυτού του σταδίου είναι
- Απαιτήσεις πόρων δραστηριότητας
- Δομή κατανομής πόρων
- Ενημερώσεις εγγράφων έργου
ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Όλη η δραστηριότητα που έχει γίνει μέχρι τώρα (ορίστε δραστηριότητες + δραστηριότητες ακολουθίας + Εκτιμήστε πόρους δραστηριότητας) θα σας βοηθήσει στο "Ανάπτυξη προγράμματος".
Εκτίμηση διάρκειας δραστηριότητας
Η εκτίμηση της διάρκειας δραστηριότητας είναι η διαδικασία εκτίμησης του αριθμού των περιόδων εργασίας (εβδομάδες / μήνες) που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της μεμονωμένης εργασίας με εκτιμώμενους πόρους. Αυτό το βήμα καθορίζει τον χρόνο που χρειάζεται μια μεμονωμένη εργασία για να ολοκληρωθεί.
Δεν μπορείτε να υπολογίσετε τη διάρκεια δραστηριότητας χωρίς να υπολογίσετε την προσπάθεια εργασίας και τους πόρους που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας. Η διαδικασία εκτίμησης πρέπει να γίνει με αυτήν τη σειρά
- Υπολογίστε πρώτα την προσπάθεια εργασίας
- Ακολούθησε η εκτίμηση των πόρων
- Ακολουθείται από την εκτίμηση της διάρκειας της εργασίας
Για να εκτιμήσετε τη διάρκεια της δραστηριότητας, χρειάζεστε εισόδους
- Λίστα δραστηριοτήτων
- Χαρακτηριστικά δραστηριότητας
- Ημερολόγια πόρων
- Δήλωση εύρους έργου
- Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
- Επιχειρηματικοί περιβαλλοντικοί παράγοντες
Ενώ υπάρχουν δύο κύριες έξοδοι
- Υπολογίστε τη διάρκεια της δραστηριότητας
- Εκτιμήστε τη διάρκεια δραστηριότητας-ενημερώσεις εγγράφων έργου
Αυτή η τεχνική αναφέρεται επίσης ως εκτιμήσεις PERT (Project Evaluation and Review Techniques).
Ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος
Το Ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος είναι η διαδικασία ανάλυσης ακολουθιών δραστηριότητας, απαιτήσεων πόρων, διάρκειας και περιορισμών χρονοδιαγράμματος για τη δημιουργία του μοντέλου προγράμματος έργου. Για τον προγραμματισμό κάθε εργασίας, λαμβάνονται υπόψη τρεις κύριοι παράγοντες
- Διάρκεια
- Εξαρτήσεις εργασιών
- Περιορισμοί
Χρησιμοποιώντας αυτούς τους παράγοντες, το έργο υπολογίζει την ημερομηνία έναρξης και την ημερομηνία ολοκλήρωσης για κάθε εργασία.
Ένα λογισμικό προγραμματισμού μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία ενός προγράμματος. Δημιουργεί ένα μοντέλο προγράμματος με προγραμματισμένες ημερομηνίες για την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων του έργου.
Η εισαγωγή αυτού του εργαλείου περιλαμβάνει
- Πρόγραμμα διαχείρισης προγράμματος
- Λίστα δραστηριοτήτων
- Χαρακτηριστικά δραστηριότητας
- Πρόγραμμα έργου - διαγράμματα δικτύου
- Απαιτήσεις πόρων δραστηριότητας
- Ημερολόγια πόρων
- Εκτιμήσεις διάρκειας δραστηριότητας
- Δήλωση εύρους έργου
- Μητρώο κινδύνου
- Αναθέσεις προσωπικού έργου
- Δομή κατανομής πόρων
- Επιχειρηματικοί περιβαλλοντικοί παράγοντες
- Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
Η έξοδος από αυτό θα ήταν
- Προγραμματισμός έργου
- Διάγραμμα δικτύου έργου
- Γραφήματα Gantt ή γραφήματα ράβδων
- Γράφημα ορόσημο
- Χρονοδιάγραμμα βάσης
- Προγραμματισμένα δεδομένα
- Ενημερώσεις εγγράφων έργου
Πρόγραμμα ελέγχου
Το τελευταίο στάδιο της φάσης προγραμματισμού είναι το Πρόγραμμα Ελέγχου. Είναι η διαδικασία παρακολούθησης της κατάστασης των δραστηριοτήτων του έργου για την ενημέρωση της διαδικασίας του έργου και τη διαχείριση των αλλαγών στη γραμμή βάσης του προγράμματος.
Εάν απαιτούνται αλλαγές στο πρόγραμμα, πρέπει να περάσουν από τη διαδικασία ελέγχου αλλαγών. Το πρόγραμμα πρέπει να διαχειρίζεται ή να ελέγχεται προληπτικά από τον προπονητή.
Υπάρχουν τέσσερις κύριες έξοδοι της διαδικασίας προγραμματισμού ελέγχου
- Σχέδιο διαχείρισης έργου
- Χρονοδιάγραμμα βάσης
- Πρόγραμμα διαχείρισης προγράμματος
- Προγραμματισμός έργου
- Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
- Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
Υπάρχουν πέντε έξοδοι του προγράμματος ελέγχου
- Διαχείριση επιδόσεων εργασίας
- Ενημερώσεις στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
- Αλλαγή αιτήματος
- Ενημερώσεις προγράμματος διαχείρισης έργου
- Ενημερώσεις εγγράφων έργου
Στάδιο εκτέλεσης έργου
Η φάση εκτέλεσης αποτελείται από εκείνες τις δραστηριότητες που ορίζονται στο σχέδιο διαχείρισης έργου. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει τη διαχείριση των προσδοκιών των ενδιαφερομένων, τον συντονισμό με άτομα και πόρους, καθώς και την εκτέλεση άλλων δραστηριοτήτων που σχετίζονται με παραδοτέα έργων.
Κατά τη διάρκεια της φάσης εκτέλεσης, το αποτέλεσμα ενδέχεται να απαιτεί εκ νέου βασίκευση και ενημερώσεις στις υπάρχουσες απαιτήσεις του έργου. Οι ενέργειες που αναλαμβάνονται στη φάση εκτέλεσης ενδέχεται να επηρεάσουν το σχέδιο ή τα έγγραφα διαχείρισης του έργου
Άμεση και διαχείριση εκτέλεσης έργου
Αυτό το στάδιο καταναλώνει το μεγαλύτερο μέρος του κόστους, του χρόνου και των πόρων του έργου, καθώς αυτή είναι η διαδικασία που παράγει παραδοτέα του έργου.
Υπάρχουν τέσσερις είσοδοι για την Άμεση και τη Διαχείριση εκτέλεσης έργου
- Σχέδιο διαχείρισης έργου
- Εγκεκριμένο αίτημα αλλαγής
- EEF (Εταιρικοί περιβαλλοντικοί παράγοντες)
- OPA (Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας)
Ενώ υπάρχουν πέντε έξοδοι
- Παραδοτέα
- Δεδομένα απόδοσης εργασίας
- Αλλαγή αιτήματος
- Ενημερώσεις προγράμματος διαχείρισης έργου
- Ενημερώσεις εγγράφων έργου
Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου, οι κρίσεις των εμπειρογνωμόνων, οι συναντήσεις και η αναφορά KPI (Βασικοί δείκτες απόδοσης) έχουν πρωταρχική σημασία.
Εκτέλεση Διασφάλισης Ποιότητας
Η εκτέλεση της διασφάλισης ποιότητας είναι η διαδικασία ελέγχου των απαιτήσεων ποιότητας και των αποτελεσμάτων από τις μετρήσεις ποιοτικού ελέγχου. Είναι η διαδικασία καταγραφής και παρακολούθησης των αποτελεσμάτων των ποιοτικών δραστηριοτήτων για την αξιολόγηση της απόδοσης. Διάφορα εργαλεία όπως διαγράμματα ελέγχου, ανάλυση κόστους-οφέλους, διάγραμμα ροής, διαγράμματα εκτέλεσης, διαγράμματα διασποράς, επιθεώρηση και κριτικές κ.λπ., μπορούν να χρησιμοποιηθούν για αυτήν τη διαδικασία.
Η κύρια συμβολή σε αυτό είναι
- Σχέδιο διαχείρισης έργου
- Μετρήσεις ποιότητας
- Μετρήσεις ποιοτικού ελέγχου
- Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
Ενώ, η έξοδος αυτού είναι
- Αλλαγή αιτήματος
- Ενημερώσεις προγράμματος διαχείρισης έργου
- Ενημερώσεις εγγράφων έργου
- Ενημερώσεις στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
Απόκτηση ομάδας έργου
Κατά τη διάρκεια της φάσης εκτέλεσης, πραγματοποιείται η απόκτηση της ομάδας έργου, διότι είναι πιο πιθανό ότι άτομα με διαφορετικό σύνολο δεξιοτήτων θα απαιτηθούν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.
Υπάρχουν τρεις βασικές πληροφορίες για την απόκτηση της ομάδας έργου
- Ρόλοι και ευθύνες
- Διάγραμμα οργάνωσης έργου
- Σχέδιο διαχείρισης στελέχωσης
Ενώ υπάρχουν τρεις έξοδοι
- Αναθέσεις προσωπικού έργου
- Ημερολόγια πόρων
- Ενημερώσεις προγράμματος διαχείρισης έργου
Ανάπτυξη ομάδας έργου
Η πλειονότητα των διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού εμπλέκεται στην εκτέλεση της διαδικασίας, η ανάπτυξη της ομάδας έργων είναι επίσης μέρος αυτής. Ο κύριος σκοπός της ανάπτυξης της ομάδας έργου είναι να βελτιώσει τη συνολική απόδοση των μελών της ομάδας. Αυτό το στάδιο πρέπει να ξεκινήσει νωρίς στο έργο.
Οι εισροές στην ομάδα ανάπτυξης έργων περιλαμβάνουν
- Σχέδιο διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού
- Αναθέσεις προσωπικού έργου
- Ημερολόγια πόρων
Η παραγωγή αυτής της διαδικασίας περιλαμβάνει
- Αξιολογήσεις απόδοσης ομάδας
- Ενημερώσεις EEF
Διαχείριση ομάδας έργου
Η διαχείριση της ομάδας έργου είναι ένα από τα σημαντικά μέρη της διαχείρισης του έργου. Είναι ο πιο περίπλοκος τομέας της διαχείρισης έργων, διότι πολλές φορές οι διαχειριστές δεν θα έρθουν σε άμεση επαφή με τα μέλη της ομάδας, σε μια τέτοια κατάσταση για να αναλύσουν την απόδοσή τους και να αποφασίσουν ότι η αμοιβή τους γίνεται δύσκολη.
Υπάρχουν πέντε είσοδοι για τη διαχείριση της διαδικασίας της ομάδας του έργου
- Αναθέσεις προσωπικού έργου
- Αξιολογήσεις απόδοσης ομάδας
- Αναφορές απόδοσης
- Σχέδιο διαχείρισης έργου
- Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
Υπάρχουν τέσσερις κύριες έξοδοι
- Ενημερώσεις στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
- Ενημερώσεις εταιρικών περιβαλλοντικών παραγόντων
- Αλλαγή αιτήματος
- Ενημερώσεις προγράμματος διαχείρισης έργου
Διαχείριση επικοινωνιών
Από τα τρία χαρακτηριστικά επικοινωνίας, το ένα πέφτει στη διαδικασία εκτέλεσης. Στο πρόγραμμα διαχείρισης επικοινωνιών, υπάρχουν τρεις κύριες πτυχές επικοινωνίας που πρέπει να παρακολουθούνται.
- Μέλη της ομάδας έργου στον διαχειριστή του έργου
- Διαχειριστές έργου στον διαχειριστή προγράμματος
- Διαχειριστής προγράμματος σε ενδιαφερόμενους ή άλλους χορηγούς
Η συμβολή της διαχείρισης επικοινωνιών περιλαμβάνει
- Σχέδιο διαχείρισης επικοινωνιών
- Αναφορές απόδοσης εργασίας
- EEF
- OPA
Το αποτέλεσμα αυτού του σταδίου θα ήταν
- Επικοινωνία έργου
- Ενημερώσεις προγράμματος διαχείρισης έργου
- Ενημερώσεις εγγράφων έργου
- Ενημερώσεις OPA
Διεξαγωγή προμηθειών
Σε αυτό το στάδιο, υπάρχουν δύο κύριοι ρόλοι που αφορούν τον αγοραστή και τον πωλητή. Κατά τη διαδικασία προμήθειας είναι οι σχετικές δραστηριότητες
- Εκδώστε το πακέτο προσφοράς σε πιθανούς πωλητές
- Πραγματοποιήστε συνέδρια πλειοδότη
- Αξιολογήστε πιθανές προτάσεις πωλητών
- Επιλέξτε τις προτάσεις πωλητών που κερδίζουν
Το αποτέλεσμα της διαδικασίας προμήθειας περιλαμβάνει
- Σχέδιο διαχείρισης έργου
- Διεξαγωγή εγγράφων προμηθειών
- Κριτήρια επιλογής πηγής
- Κατάλογος εγκεκριμένων πωλητών
- Προτάσεις πωλητή
- Έγγραφα έργου
- Λάβετε ή αγοράστε αποφάσεις
- Συμφωνία εταιρικής σχέσης (συμφωνία συνεργασίας)
- Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
Ενώ θα έχετε έξι εξόδους
- Επιλεγμένοι πωλητές
- Ανάθεση σύμβασης προμηθειών
- Ημερολόγια πόρων
- Αλλαγή αιτημάτων
- Ενημερώσεις προγράμματος διαχείρισης έργου
Διαχείριση αφοσίωσης ενδιαφερομένων
Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει την ενεργό διαχείριση των ενδιαφερομένων σε όλο το έργο. Για να αποφευχθεί η απροσδόκητη καθυστέρηση του έργου ή η εγκατάλειψη του έργου, η προσδοκία των ενδιαφερόμενων μερών προσδιορίζεται και επιλύεται γρήγορα.
Υπάρχουν πέντε είσοδοι για τη διαχείριση της διαδικασίας των ενδιαφερομένων
- Μητρώο ενδιαφερομένων
- Στρατηγική διαχείρισης ενδιαφερομένων
- Σχέδιο διαχείρισης έργου
- Αρχείο καταγραφής ζητημάτων
- Αλλαγή αρχείου καταγραφής
- Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
Το αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας περιλαμβάνει
- Ενημερώσεις στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
- Αλλαγή αιτήματος
- Ενημερώσεις προγράμματος διαχείρισης έργου
- Ενημερώσεις τεκμηρίωσης έργου
Αναθεώρηση φάσης έργου
Στο τέλος της φάσης εκτέλεσης, γίνεται έλεγχος φάσης έργου. Σας βοηθά να τεκμηριώσετε τις ακόλουθες δραστηριότητες
- Τεκμηριώστε το αποτέλεσμα του ελέγχου διαχείρισης έργου σας
- Ενημερώστε τον χορηγό για την πρόοδο του έργου
- Προσδιορισμός τυχόν κινδύνου ή ζητημάτων που επηρέασαν το έργο
- Εμφανίζει παραδοτέα στους ενδιαφερόμενους που παράγονται κατά τη διάρκεια του έργου
- Ζητήστε έγκριση για να προχωρήσετε στην επόμενη φάση
Παρακολούθηση και έλεγχος έργου και στάδιο λήξης
Μετά τη φάση εκτέλεσης, για να ελέγξετε το έργο στο σωστό δρόμο, η φάση παρακολούθησης και ελέγχου γίνεται ενεργή. Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης γίνονται διάφορες αλλαγές και κριτικές για την ενίσχυση της απόδοσης του έργου.
Παρακολούθηση και έλεγχος έργου έργου
Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει παρακολούθηση, αναθεώρηση και ρύθμιση της προόδου προκειμένου να επιτευχθεί ο στόχος του έργου. Εξασφαλίζει επίσης ότι τα παραδοτέα είναι σύμφωνα με το σχέδιο διαχείρισης του έργου. Ο κύριος στόχος αυτού του βήματος είναι να εντοπίσει τυχόν αλλαγές που έγιναν από το σημείο του σχεδίου διαχείρισης έργου για τον προσδιορισμό της κατάλληλης προληπτικής δράσης.
Οι εισόδους για αυτό το στάδιο περιλαμβάνουν
- Σχέδιο διαχείρισης έργου
- Αναφορές απόδοσης
- Προβλέψεις κόστους
- Πρόγραμμα προβλέψεων
- Επικύρωση αλλαγών
- Επιχειρηματικοί περιβαλλοντικοί παράγοντες
- Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
Ενώ η έξοδος περιλαμβάνει
- Αλλαγή αιτημάτων
- Ενημερώσεις προγράμματος διαχείρισης έργου
- Ενημερώσεις εγγράφων έργου
Εκτελέστε ολοκληρωμένο έλεγχο αλλαγών
Είναι μια από τις πιο σημαντικές διαδικασίες διαχείρισης έργων. Σε αυτό το στάδιο αξιολογείται ο αντίκτυπος οποιασδήποτε αλλαγής σε σχέση με το έργο. Εάν υπάρξει αλλαγή σε αυτό το στάδιο σε οποιοδήποτε μέρος ενός έργου, θα αξιολογηθεί ολόκληρο το έργο. Είναι καλύτερα να εφαρμόζετε αλλαγές σε πρώιμο στάδιο του έργου, διότι καθώς το έργο εξελίσσεται, αυξάνεται επίσης το κόστος εφαρμογής των αλλαγών.
Η εισαγωγή αυτού του σταδίου περιλαμβάνει
- Σχέδιο διαχείρισης έργου
- Αναφορές απόδοσης εργασίας
- Αλλαγή αιτημάτων
- EEF
- OPA
Ενώ οι έξοδοι είναι
- Εγκεκριμένα αιτήματα αλλαγής
- Αλλαγή αρχείου καταγραφής
- Ενημερώσεις προγράμματος διαχείρισης έργου
- Ενημερώσεις εγγράφων έργου
Επικύρωση πεδίου
Η επικύρωση του πεδίου περιλαμβάνει την επαλήθευση του κατά πόσον τα παραδοτέα πληρούν τα κριτήρια αποδοχής των πελατών. Ο εξωτερικός έλεγχος με τον πελάτη ή τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι μέρος της επικύρωσης της διαχείρισης πεδίων.
Οι πληροφορίες για την επικύρωση του πεδίου περιλαμβάνουν
- Σχέδιο διαχείρισης έργου
- Απαιτήσεις
- Τεκμηρίωση
- Πίνακας ιχνηλασιμότητας απαιτήσεων
- Επαληθευμένα παραδοτέα
- Δεδομένα απόδοσης εργασίας
Ενώ το αποτέλεσμα της επικύρωσης πεδίου περιλαμβάνει
- Αποδεκτά παραδοτέα
- Αλλαγή αιτημάτων
- Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
- Ενημερώσεις εγγράφων έργου
Πεδίο ελέγχου
Το εύρος ελέγχου διασφαλίζει ότι είναι η μόνη εργασία που αναγνωρίζεται ότι βρίσκεται στο πεδίο που παραδίδεται. Το πραγματικό αποτέλεσμα συγκρίνεται με το βασικό εύρος του πεδίου και διασφαλίζει ότι στην πραγματικότητα παραδίδεται όλο το εγκεκριμένο πεδίο εφαρμογής.
Περιλαμβάνονται οι είσοδοι για τον έλεγχο του πεδίου εφαρμογής
- Σχέδιο διαχείρισης έργου
- Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
- Τεκμηρίωση απαιτήσεων
- Πίνακας ιχνηλασιμότητας απαιτήσεων
- Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
Ενώ η έξοδος περιλαμβάνει
- Μετρήσεις επιδόσεων εργασίας
- Ενημερώσεις στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
- Αλλαγή αιτημάτων
- Ενημερώσεις προγράμματος διαχείρισης έργου
- Ενημερώσεις εγγράφων έργου
Πρόγραμμα ελέγχου
Η διαδικασία χρονοδιαγράμματος ελέγχου σάς βοηθά με πολλούς τρόπους. Σας βοηθά να καταγράψετε την τρέχουσα κατάσταση του προγράμματος, να προσδιορίσετε τη διακύμανση από τη γραμμή βάσης του προγράμματος, να κατανοήσετε τη φύση της διακύμανσης και να ανταποκριθείτε λαμβάνοντας την κατάλληλη ενέργεια.
Εάν απαιτούνται αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα, τότε πρέπει να περάσουν από τη διαδικασία ελέγχου αλλαγών, η αλλαγή θα πρέπει να επανεκτιμηθεί και μόνο τότε θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί για την ενημέρωση της γραμμής βάσης του προγράμματος.
Υπάρχουν τέσσερις βασικές είσοδοι στο πρόγραμμα ελέγχου
- Σχέδιο διαχείρισης έργου
- Χρονοδιάγραμμα βάσης
- Πρόγραμμα διαχείρισης προγράμματος
- Προγραμματισμός έργου
- Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
- Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
Η έξοδος περιλαμβάνει
- Μετρήσεις επιδόσεων εργασίας
- Ενημερώσεις στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
- Αλλαγή αιτημάτων
- Ενημερώσεις προγράμματος διαχείρισης έργου
- Ενημερώσεις εγγράφων έργου
Έλεγχος κόστους
Το κόστος ελέγχου συγκρίνει το βασικό κόστος για κάθε παραδοτέο με το πραγματικό κόστος. Το βασικό κόστος θα πρέπει να αλλάξει μόνο σε απάντηση σε ένα αίτημα αλλαγής που έχει περάσει από τη διαδικασία Εκτέλεση ολοκληρωμένου ελέγχου αλλαγών Το κόστος ελέγχου διασφαλίζει ότι το έργο σας θα παραμείνει εντός των περιορισμών χρηματοδότησης.
Οι εισόδους για το κόστος ελέγχου περιλαμβάνουν
- Σχέδιο διαχείρισης έργου
- Απαιτήσεις χρηματοδότησης έργου
- Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
- Έλεγχος κόστους στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
Η έξοδος για αυτό περιλαμβάνει
- Κερδίστε μετρήσεις απόδοσης απόδοσης εργασίας
- Κέρδισε προβλέψεις προϋπολογισμού αξίας στο κόστος ελέγχου
- Αλλαγή αιτημάτων
- Ενημερώσεις προγράμματος διαχείρισης έργου
- Ενημερώσεις εγγράφων έργου
- Ενημερώσεις στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
Ποιότητα ελέγχου
Η ποιότητα ελέγχου διασφαλίζει ότι το έργο και το προϊόν παραδίδονται με το σχέδιο διαχείρισης ποιότητας. Διασφαλίζει ότι η εργασία εκτελείται σωστά. Το κύριο αποτέλεσμα της ποιότητας ελέγχου είναι το σχέδιο διαχείρισης ποιότητας. Ενώ οι άλλες πληροφορίες που θα είναι χρήσιμες είναι
- Υφιστάμενο διάγραμμα ροής
- Άνω και κάτω όρια ελέγχου και προδιαγραφών που περιέχονται στα διαγράμματα ελέγχου
- Οι πληροφορίες αναφέρονται όπως κριτήρια δειγμάτων, αριθμοί δειγματοληψίας, μετρήσεις και δειγματοληψία μεταβλητών
- Μετρήσεις ποιότητας - είναι μια τυπική μέτρηση για την κάλυψη των απαιτήσεων ποιότητας
- Διασφαλίζει ότι ακολουθούνται τα κατάλληλα βήματα προκειμένου να συμμορφωθούν με πτυχές όπως διαδικασία, πολιτικές ή κανονισμοί
Υπάρχουν τέσσερις κύριες έξοδοι από τη διαδικασία ελέγχου ποιότητας εκτέλεσης:
- Ολοκληρωμένος έλεγχος αλλαγών
- Εγκεκριμένα αιτήματα αλλαγής
- Έγκριση ελέγχου αιτήσεων αλλαγής
- Επικυρωμένες αλλαγές
Ελέγξτε τις επικοινωνίες
Η επικοινωνία ελέγχου διασφαλίζει ότι οι σωστές πληροφορίες φτάνουν στον ενδιαφερόμενο. Οι πληροφορίες επικοινωνίας ελέγχου περιλαμβάνουν εισόδους, εργαλεία και τεχνικές και έξοδο που ανήκει σε αυτήν τη διαδικασία.
Η επικοινωνία ελέγχου μπορεί να είναι σε οποιαδήποτε μορφή, μπορεί να είναι
- Ανερχόμενα δεδομένα
- Πίνακας πληροφοριών
- S-καμπύλη
- Μορφές πίνακα ελέγχου
- Χρησιμοποιήστε ιστόγραμμα
Στη διαδικασία επικοινωνίας ελέγχου, οι πληροφορίες εργασίας λαμβάνονται από διάφορες άλλες διαδικασίες και η αναφορά απόδοσης χρησιμοποιείται ως είσοδος για διάφορες διαδικασίες παρακολούθησης και διαχείρισης. Τα κύρια παραδοτέα από τη διαδικασία επικοινωνίας ελέγχου είναι το αρχείο απόδοσης.
Κίνδυνοι ελέγχου
Καθ 'όλη τη διάρκεια του έργου, η ανάλυση κινδύνου είναι μια συνεχής διαδικασία. Είναι σημαντικό να αναλύετε συνεχώς, να αναγνωρίζετε και να ανταποκρίνεστε σε κινδύνους. Οι δραστηριότητες περιλαμβάνουν τον κίνδυνο ελέγχου είναι
- Παρακολούθηση υπαρχόντων κινδύνων
- Παρακολούθηση των υπολειπόμενων κινδύνων
- Προσδιορισμός νέων κινδύνων
- Εφαρμογή σχεδίων αντιμετώπισης κινδύνων
- Συνεχής αξιολόγηση της διαδικασίας κινδύνου
Τα στοιχεία για τον κίνδυνο ελέγχου είναι
- Μητρώο κινδύνου
- Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
- Αναφορές απόδοσης
- Ανάλυση αποθεματικών
- Έλεγχοι κινδύνου
Η έξοδος για τον κίνδυνο ελέγχου είναι
- Ενημέρωση μητρώου κινδύνου
- Σχέδιο διαχείρισης κινδύνων
Έλεγχος προμηθειών
Από τα τέσσερα σχέδια προμηθειών, η τρίτη διαδικασία προμήθειας εμπίπτει στην ομάδα διαδικασίας παρακολούθησης και εκτέλεσης. Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει την παρακολούθηση της απόδοσης του προμηθευτή και τη διασφάλιση ότι πληρούνται όλες οι απαιτήσεις της σύμβασης.
Η διαδικασία προμήθειας ελέγχου περιλαμβάνει την επαλήθευση
- Είτε παραδίδονται αγαθά ή υπηρεσίες
- Εάν παραδίδεται εγκαίρως
- Εάν το τιμολόγιο χρεώνεται για τη σωστή ποσότητα
- Εάν πληρούνται όλοι οι όροι της σύμβασης
- Εάν η σχέση μεταξύ αγοραστή ή πωλητή διαχειρίζεται σωστά
Η κύρια συμβολή για τη διαδικασία προμηθειών είναι
- Σχέδιο διαχείρισης έργου
- Έγγραφα προμηθειών
- Συμφωνίες
- Εγκεκριμένα αιτήματα αλλαγής
- Αναφορές απόδοσης εργασίας
- Δεδομένα απόδοσης εργασίας
Το αποτέλεσμα για τις προμήθειες είναι
- Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
- Αλλαγή αιτημάτων
- Ενημερώσεις προγράμματος διαχείρισης έργου
- Ενημερώσεις εγγράφων έργου
- Ενημερώσεις OPA
Έλεγχος διαχείρισης ενδιαφερομένων
Πολλά έργα καταρρέουν λόγω της ανεπαρκούς διαχείρισης των ενδιαφερομένων. Εάν τα ενδιαφερόμενα μέρη διαχειρίζονται σωστά, υπάρχουν περισσότερες πιθανότητες επιτυχίας του έργου. Σε αυτήν τη διαδικασία, παρακολουθούμε το τρέχον επίπεδο εμπλοκής των ενδιαφερομένων και αναλαμβάνουμε ανάλογες ενέργειες.
Η είσοδος και η έξοδος για όλες αυτές τις δραστηριότητες περιλαμβάνουν
| Εισαγωγή | Παραγωγή |
|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Κλείσιμο - Φάση
Η φάση κλεισίματος είναι η διαδικασία που εκτελεί ελεγχόμενο τερματισμό του έργου στο τέλος. Σε ένα έργο, υπάρχουν τρεις δραστηριότητες κλεισίματος που συνεχίζονται
- Κλείσιμο του προϊόντος - Εξαγωγή του πελάτη να αποδεχθεί τα τελικά παραδοτέα, εάν το έργο είναι εξωτερικό
- Κλείσιμο του έργου - Αυτό περιλαμβάνει επίσημο κλείσιμο διοικητικών διαδικασιών, ενημέρωση εγγράφων έργου και αρχειοθέτηση αυτών των βάσεων δεδομένων και εγγράφων
- Κλείσιμο του πόρου πίσω από το έργο - Το οικονομικό κλείσιμο του έργου, οι πόροι που έχουν εκχωρηθεί στο έργο θα πρέπει να επιστραφούν
Οι είσοδοι για αυτήν τη διαδικασία περιλαμβάνουν
- Σχέδιο διαχείρισης έργου
- Αποδεκτά παραδοτέα
- OPA
Το αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας περιλαμβάνει
- Τελική έξοδος, υπηρεσία ή μετάβαση στο αποτέλεσμα
- Ενημερώσεις OPA
Κλείσιμο προμηθειών
Για κάθε κύκλο ζωής ανάπτυξης έργου - φάση σχεδιασμού, εκτέλεσης, παρακολούθησης και ελέγχου & κλεισίματος υπάρχει μία διαδικασία προμήθειας. Η τελική προμήθεια κλεισίματος γίνεται σύμφωνα με τη σύμβαση μεταξύ του πωλητή και του αγοραστή.
Οι δραστηριότητες κλεισίματος και τα παραδοτέα περιλαμβάνουν:
- Κριτικές επιδόσεων έργου, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης κινδύνων και ζητημάτων
- Ενημερωμένο σχέδιο διαχείρισης έργου για να αντικατοπτρίζει τα πραγματικά αποτελέσματα
- Τελικές εκθέσεις που διανέμονται στους κατάλληλους ενδιαφερόμενους
Τα στοιχεία για το κλείσιμο των προμηθειών περιλαμβάνουν
- Σχέδιο διαχείρισης έργου
- Έγγραφα προμηθειών
Ενώ η έξοδος περιλαμβάνει
- Κλειστή προμήθεια
- Ενημερώσεις OPA
Διαχείριση Ηθικής του κώδικα και της συμπεριφοράς
Στο τέλος, θα συναντήσετε την ηθική διαχείρισης κώδικα και συμπεριφοράς του έργου που ασχολείται με διάφορες ανθρώπινες συμπεριφορές όπως
- Ευθύνη
- Σεβασμός
- Δικαιοσύνη
- Τιμιότητα
- Πολιτιστική ικανότητα
Αυτός ο κώδικας εφαρμόζεται για να προκαλέσει την εμπιστοσύνη και να φέρει ένα κοινό πλαίσιο συμπεριφοράς στον διαχειριστή του έργου.
Περίληψη:
Η φάση έναρξης ορίζει τις διαδικασίες που απαιτούνται για την έναρξη ενός νέου έργου. Ορίζει το έργο που πρέπει να ολοκληρώσει σε εύθετο χρόνο.
Η φάση έναρξης αποτελείται κυρίως από δύο κύριες δραστηριότητες
- Αναπτύξτε έναν Χάρτη Έργου
- Προσδιορίστε τα ενδιαφερόμενα μέρη
Το μητρώο των ενδιαφερομένων και ο χάρτης του έργου είναι επίσης χρήσιμοι σε άλλες ομάδες διαδικασιών διαχείρισης έργων όπως η διαδικασία σχεδιασμού.
Η φάση σχεδιασμού καθορίζει το πεδίο και τον στόχο του έργου. Περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός συνόλου σχεδίων που σας καθοδηγεί στις φάσεις εκτέλεσης και κλεισίματος του έργου.
Η φάση εκτέλεσης αποτελείται από εκείνες τις δραστηριότητες που ορίζονται στο σχέδιο διαχείρισης έργου. Είναι η μεγαλύτερη φάση του κύκλου ζωής του έργου και καταναλώνει τη μέγιστη ενέργεια και πόρους. Οι ενέργειες που αναλαμβάνονται στη φάση εκτέλεσης ενδέχεται να επηρεάσουν το σχέδιο ή τα έγγραφα διαχείρισης του έργου
Η βασική εργασία στη φάση εκτέλεσης είναι
- Εκτελέστε σχέδια διαχείρισης έργου
- Άμεση και διαχείριση εκτέλεσης έργου
- Εκτελέστε εργασίες ανάθεσης
- Διεξαγωγή συναντήσεων κατάστασης προόδου, κ.λπ.
Κατά τη διάρκεια της φάσης εκτέλεσης, το αποτέλεσμα ενδέχεται να απαιτεί εκ νέου βασίκευση και ενημερώσεις στις υπάρχουσες απαιτήσεις του έργου.
Το στάδιο παρακολούθησης και ελέγχου διασφαλίζει ότι τα παραδοτέα είναι σύμφωνα με το σχέδιο διαχείρισης του έργου πριν από τη φάση κλεισίματος.
Ο κύριος στόχος αυτής της φάσης είναι ο εντοπισμός τυχόν αλλαγών που έγιναν από το σημείο του σχεδίου διαχείρισης έργου για τον προσδιορισμό της προληπτικής δράσης έναντι οποιουδήποτε απρόσμενου αποτελέσματος.
Η φάση κλεισίματος είναι η διαδικασία που εκτελεί ελεγχόμενο τερματισμό του έργου στο τέλος.