Υπάρχουν διάφοροι τυποποιημένοι τύποι αλληλογραφίας, όπως εκτύπωση τιμολογίου, κατάσταση λογαριασμού κ.λπ. Μπορούν επίσης να δημιουργηθούν προσαρμοσμένοι τύποι αλληλογραφίας.
Οι αλληλογραφίες μπορούν να δημιουργηθούν κατά τη στιγμή της επεξεργασίας συγκεκριμένων επιχειρηματικών συναλλαγών ή σε μεταγενέστερο στάδιο για ήδη δημιουργημένες καταχωρίσεις συναλλαγών.
Η αλληλογραφία μπορεί να σταλεί στον πελάτη / προμηθευτή σε διάφορες μορφές όπως email και fax. Η αλληλογραφία είναι βασικά γράμματα κ.λπ. που αποστέλλονται από τη SAP στον πωλητή / πελάτη κ.λπ.
Η αλληλογραφία μπορεί να δημιουργηθεί μεμονωμένα ή συλλογικά, ad-hoc ή μέσω αυτοματοποιημένης παρτίδας εργασίας.
Σε αυτό το σεμινάριο, θα μάθετε-
- Τύποι αλληλογραφίας
- Διαμορφώσεις αλληλογραφίας
- Δημιουργία αλληλογραφίας
- Εκτύπωση αλληλογραφίας
- Αλληλογραφία μέσω email
Τύποι αλληλογραφίας
Ακολουθεί μια λίστα παραδείγματος διαφόρων τυπικών τύπων αλληλογραφίας, οι οποίοι μπορούν να αντιγραφούν για τη δημιουργία μιας συγκεκριμένης προσαρμοσμένης φόρμας, προγράμματος κ.λπ.
| Τύπος αλληλογραφίας | Περιγραφή αλληλογραφίας | Πρόγραμμα εκτύπωσης | Απαιτούμενα δεδομένα | Δείγμα τυπικής φόρμας σεναρίου SAP |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Ειδοποιήσεις πληρωμής | RFKORD00 | Αριθμός Εγγράφου | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Καταστάσεις λογαριασμού | RFKORD10 | Αριθμός και ημερομηνία λογαριασμού | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Καταστάσεις χρεώσεων συναλλάγματος | RFKORD20 | Αριθμός Εγγράφου | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Εσωτερικά έγγραφα | RFKORD30 | Αριθμός Εγγράφου | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Μεμονωμένα γράμματα | RFKORD40 | Αριθμός λογαριασμού | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Αποσπάσματα εγγράφων | RFKORD50 | Αριθμός Εγγράφου | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Δηλώσεις πελατών | RFKORD11 | Αριθμός πελάτη και ημερομηνία | F140_CUS_STAT_01 |
Διαμορφώσεις αλληλογραφίας
Η διαμόρφωση της αλληλογραφίας στο SAP μπορεί να πραγματοποιηθεί στα παρακάτω βήματα παρακάτω
Βήμα 1) Ορισμός τύπου αλληλογραφίας
Διαδρομή: - SPRO> Οικονομική Λογιστική (Νέα)> Λογαριασμοί Εισπρακτέοι και Λογαριασμοί Πληρωτέοι> Λογαριασμοί Πελατών> Στοιχεία γραμμής> Αλληλογραφία> Πραγματοποίηση και έλεγχος Ρυθμίσεων για αλληλογραφία> Ορισμός τύπων αλληλογραφίας
Κωδικός συναλλαγής: - OB77
Εδώ διατίθενται διάφοροι τυπικοί τύποι αλληλογραφίας SAP. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τους προσαρμοσμένους τύπους αλληλογραφίας σας. Μπορείτε να καθορίσετε ότι ποια δεδομένα απαιτούνται για τη δημιουργία αλληλογραφίας, π.χ. για την κατάσταση λογαριασμού μπορείτε να καθορίσετε ότι ο κύριος πελάτη / προμηθευτή είναι απαραίτητος για τη δήλωση. Επίσης, μπορείτε να καθορίσετε τις παραμέτρους ημερομηνίας και το κείμενο που θα εμφανίζεται για την επιλογή ημερομηνίας
Βήμα 2) Εκχώρηση προγράμματος σε τύπο αλληλογραφίας
Διαδρομή: -SPRO> Χρηματοοικονομική Λογιστική (Νέα)> Λογαριασμοί Εισπρακτέοι και Λογαριασμοί Πληρωτέοι> Λογαριασμοί Πελατών> Στοιχεία γραμμής> Αλληλογραφία> Ρύθμιση και έλεγχος ρυθμίσεων για αλληλογραφία> Εκχώρηση προγραμμάτων για τύπους αλληλογραφίας
Κωδικός συναλλαγής: - OB78
Εδώ πρέπει να συνδέσετε το πρόγραμμα δημιουργίας αλληλογραφίας με τον τύπο αλληλογραφίας. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε διαφορετικά προγράμματα για διαφορετικούς εταιρικούς κωδικούς. (Επίσης, μπορείτε να ορίσετε την προεπιλεγμένη παραλλαγή εδώ για το πρόγραμμα να εκτελέσει. Μπορείτε να δημιουργήσετε τέτοια παραλλαγή από τη συναλλαγή SE38 / SA38 για το πρόγραμμα.)
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε το δικό σας προσαρμοσμένο πρόγραμμα ως αντίγραφο του τυπικού προγράμματος και να κάνετε τις κατάλληλες αλλαγές για να καλύψετε οποιαδήποτε από τις συγκεκριμένες ανάγκες του πελάτη σας.
Βήμα 3) Προσδιορίστε τις λειτουργίες κλήσης για τον τύπο αλληλογραφίας
Διαδρομή: -SPRO> Χρηματοοικονομική Λογιστική (Νέα)> Λογαριασμοί Εισπρακτέοι και Λογαριασμοί Πληρωτέοι> Λογαριασμοί Πελατών> Στοιχεία Γραμμής> Αλληλογραφία> Πραγματοποίηση και Έλεγχος Ρυθμίσεων για Αλληλογραφία> Προσδιορισμός Λειτουργιών Call-Up
Κωδικός συναλλαγής: - OB79
Εδώ πρέπει να καθορίσετε ότι σε ποιο σημείο μπορείτε να δημιουργήσετε τον συγκεκριμένο τύπο αλληλογραφίας. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε μια διαφορετική ρύθμιση για διαφορετικούς εταιρικούς κωδικούς. Οι διάφορες διαθέσιμες επιλογές είναι: -
- Τη στιγμή της καταχώρησης του εγγράφου (π.χ. FB50, FB60, κ.λπ.)
- Κατά τη δημοσίευση πληρωμών (π.χ. F-28, F-26, κ.λπ.)
- Τη στιγμή της εμφάνισης ή της αλλαγής του εγγράφου (π.χ. FB02, FB03, κ.λπ.)
- Κατά την εμφάνιση του λογαριασμού (π.χ. FBL1N, FBL5N, κ.λπ.)
Βήμα 4) Εκχώρηση φόρμας αλληλογραφίας στο πρόγραμμα εκτύπωσης αλληλογραφίας
Διαδρομή: -SPRO> Χρηματοοικονομική Λογιστική (Νέα)> Λογαριασμοί Εισπρακτέοι και Λογαριασμοί Πληρωτέοι> Λογαριασμοί Πελατών> Αλληλογραφία Είδη Γραμμής> Πραγματοποίηση και Έλεγχος Ρυθμίσεων για Αλληλογραφία> Ορισμός Ονομάτων Φόρμας για Αλληλογραφία Εκτύπωση
Κωδικός συναλλαγής: - OB96
Εδώ πρέπει να καθορίσετε ποιος ορισμός μορφών θα χρησιμοποιηθεί από το πρόγραμμα εκτύπωσης αλληλογραφίας. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε μια διαφορετική ρύθμιση για διαφορετικούς εταιρικούς κωδικούς. (Η φόρμα SAP Script ορίζεται χρησιμοποιώντας τη συναλλαγή SE71 , όπου τα διάφορα δεδομένα είναι διατεταγμένα σε μορφή εξόδου για επεξεργασία. Αυτή η φόρμα SAP Script καθορίζει τη διάταξη στην έξοδο.)
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε διψήφιο αναγνωριστικό φόρμας, με το οποίο μπορείτε να καλέσετε διαφορετικές φόρμες για διαφορετικά αναγνωριστικά φορμών στον ίδιο κωδικό εταιρείας
Αυτό το αναγνωριστικό φόρμας μπορεί να δοθεί στην οθόνη επιλογής του προγράμματος εκτύπωσης που δημιουργεί αλληλογραφία. Μπορείτε να επιλέξετε μόνο μία ταυτότητα φόρμας κάθε φορά για έναν τύπο αλληλογραφίας. Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλούς τύπους αλληλογραφίας, ενεργοποιώντας διαφορετικά αναγνωριστικά φόρμας.
Βήμα 5) Ορισμός λεπτομερειών αποστολέα για αλληλογραφία
Διαδρομή: -SPRO> Οικονομική Λογιστική (Νέα)> Λογαριασμοί Εισπρακτέοι και Λογαριασμοί Πληρωτέοι> Λογαριασμοί Πελατών> Στοιχεία γραμμής> Αλληλογραφία> Πραγματοποίηση και έλεγχος ρυθμίσεων για αλληλογραφία> Ορισμός λεπτομερειών αποστολέα για φόρμα αλληλογραφίας
Κωδικός συναλλαγής: - OBB1
Μπορείτε εδώ να συνδέσετε τις λεπτομέρειες για κεφαλίδα, υποσέλιδο, υπογραφή και αποστολέα. Αυτό το κείμενο ορίζεται χρησιμοποιώντας τη συναλλαγή SO10 με αναγνωριστικό κειμένου όπως συνδέεται παραπάνω (π.χ. ADRS). Μπορείτε επίσης να καθορίσετε μια διαφορετική ρύθμιση για διαφορετικούς εταιρικούς κωδικούς. (Επίσης, μπορεί να οριστεί διψήφια παραλλαγή αποστολέα, την οποία μπορείτε να δώσετε στις παραμέτρους επιλογής του προγράμματος εκτύπωσης. Αυτό θα επιτρέψει διαφορετικές λεπτομέρειες αποστολέα στον ίδιο εταιρικό κωδικό.)
Βήμα 6) Ορισμός παραλλαγών ταξινόμησης για αλληλογραφία
Διαδρομή: -SPRO> Χρηματοοικονομική Λογιστική (Νέα)> Λογαριασμοί Εισπρακτέοι και Λογαριασμοί Πληρωτέοι> Λογαριασμοί Πελατών> Στοιχεία Γραμμής> Αλληλογραφία> Ρυθμίσεις Πραγματοποίησης και Ελέγχου για Αλληλογραφία> Ορισμός παραλλαγών ταξινόμησης για αλληλογραφία
Κωδικός συναλλαγής: - O7S4
Μπορείτε εδώ να καθορίσετε ότι με ποια σειρά θα δημιουργηθούν τα γράμματα αλληλογραφίας. Π.χ. εάν δημιουργείτε κατάσταση λογαριασμού για πολλούς προμηθευτές, τότε οι προμηθευτές θα ταξινομηθούν με αυτήν τη σειρά και στη συνέχεια θα δημιουργηθεί το γράμμα. Αυτή η παραλλαγή ταξινόμησης μπορεί να δοθεί στην οθόνη επιλογής του προγράμματος εκτύπωσης που δημιουργεί αλληλογραφία.
Βήμα 7) Ορίστε παραλλαγές ταξινόμησης για στοιχεία γραμμής σε αντιστοιχία
Διαδρομή: -SPRO> Χρηματοοικονομική Λογιστική (Νέα)> Λογαριασμοί Εισπρακτέοι και Λογαριασμοί Πληρωτέοι> Λογαριασμοί Πελατών> Στοιχεία γραμμής> Αλληλογραφία> Πραγματοποίηση και έλεγχος ρυθμίσεων για αλληλογραφία> Ορισμός παραλλαγών ταξινόμησης για στοιχεία γραμμής
Κωδικός συναλλαγής: - O7S6
Μπορείτε εδώ να καθορίσετε ότι με ποια σειρά τα διάφορα στοιχεία γραμμής θα εμφανίζονται με γράμματα αλληλογραφίας. Π.χ. εάν μια δήλωση λογαριασμού προμηθευτή έχει πολλά τιμολόγια, τότε τα τιμολόγια θα ταξινομηθούν με αυτήν τη σειρά και στη συνέχεια θα δημιουργηθεί το γράμμα.
Αυτή η παραλλαγή ταξινόμησης μπορεί να δοθεί στην οθόνη επιλογής του προγράμματος εκτύπωσης που δημιουργεί αλληλογραφία.
Δημιουργία αλληλογραφίας
Όπως φαίνεται νωρίτερα επίσης κατά τη διαμόρφωση του σημείου κλήσης, η αλληλογραφία μπορεί να δημιουργηθεί κάτω από το χρονικό σημείο: -
- Τη στιγμή της καταχώρησης του εγγράφου (π.χ. FB50, FB60, κ.λπ.)
- Κατά τη δημοσίευση πληρωμών (π.χ. F-28, F-26, κ.λπ.)
- Τη στιγμή της εμφάνισης ή της αλλαγής του εγγράφου (π.χ. FB02, FB03, κ.λπ.)
- Κατά την εμφάνιση του λογαριασμού (π.χ. FBL1N, FBL5N, κ.λπ.)
Μπορεί να δημιουργηθεί αλληλογραφία για ένα συγκεκριμένο έγγραφο ή για λογαριασμό πωλητή / πελάτη. Οι επόμενες διαφάνειες θα εξηγήσουν τη δημιουργία αλληλογραφίας με διαφορετικούς τρόπους και την εκτύπωσή της.
Δημιουργία αλληλογραφίας (Μέθοδος Α): -
Η αλληλογραφία μπορεί να δημιουργηθεί ενώ δημιουργείτε, αλλάζετε ή προβάλλετε το έγγραφο.
Για αυτό μεταβείτε στο Περιβάλλον> Αλληλογραφία και επιλέξτε σχετικό τύπο αλληλογραφίας, π.χ. δείτε την παρακάτω οθόνη στη δημιουργία τιμολογίου πελατών FB70 : -
Ομοίως, μπορείτε να δημιουργήσετε την αλληλογραφία από την εμφάνιση εγγράφου / αλλαγή από τη συναλλαγή, όπως στα FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N, κ.λπ.
Δημιουργία αλληλογραφίας (Μέθοδος Β)
Για υπάρχοντα λογιστικά έγγραφα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον κωδικό συναλλαγής FB12 .
Στη συνέχεια, εισάγοντας τον κωδικό της εταιρείας, θα ρωτήσει τον τύπο αλληλογραφίας. Επιλέξτε Τύπος αλληλογραφίας και θα σας ζητήσει να εισαγάγετε τον αριθμό εγγράφου / τον αριθμό λογαριασμού. κ.λπ. με βάση τη ρύθμιση τύπου αλληλογραφίας. Μετά από αυτό, ζητείται η αλληλογραφία.
Δημιουργία αλληλογραφίας (Μέθοδος Γ)
Από τη συναλλαγή F.27, μπορείτε να δημιουργήσετε την αλληλογραφία (Κατάσταση λογαριασμού) για προμηθευτή / πελάτες / πελάτες.
Εδώ "Δείκτης στο κύριο αρχείο", η τιμή που δίνεται πρέπει να ταιριάζει με την τιμή που δίνεται στα κύρια δεδομένα πελατών / προμηθευτή> Κωδικός εταιρείας> Αλληλογραφία.
Εάν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου "Ατομικό αίτημα", τότε εάν ο ίδιος προμηθευτής / πελάτης έχει στοιχεία γραμμής σε πολλούς εταιρικούς κωδικούς, τότε για κάθε κωδικό εταιρείας θα δημιουργηθεί ξεχωριστή δήλωση.
Εκτύπωση αλληλογραφίας
Εκτύπωση αλληλογραφίας (Μέθοδος Α): -
Χρησιμοποιήστε τον κωδικό συναλλαγής F.61 για να εκτυπώσετε τον σχετικό τύπο αλληλογραφίας που έχει ήδη δημιουργηθεί. Κατά την εκτέλεση, θα εκτυπώσει απλώς την αλληλογραφία (Εάν έχει ρυθμιστεί το Email / Fax, κ.λπ., τότε η παραγωγή θα δημιουργηθεί σε αυτήν τη μορφή)
Εκτύπωση αλληλογραφίας (Μέθοδος Β): -
Από τη συναλλαγή F.64 , μπορείτε να δείτε το γράμμα αλληλογραφίας (Spool) που δημιουργήθηκε και να το εκτυπώσετε. (Η διαφορά από το F.61 είναι ότι, στο F.64 μπορείτε επίσης να κάνετε άλλες λειτουργίες (όπως διαγραφή, προεπισκόπηση εκτύπωσης κ.λπ.) για το αίτημα αλληλογραφίας που έχει ήδη δημιουργηθεί.)
Το καρούλι που δημιουργείται μπορεί να δει και να εκτυπωθεί από τη συναλλαγή SP02 ή από το Σύστημα> Ίδιο καρούλι.
Αλληλογραφία μέσω email
Διατηρήστε τη διεύθυνση email στη ρύθμιση στο κύριο πελάτη / προμηθευτή> Γενικά δεδομένα> Καρτέλα διευθύνσεων> Επικοινωνία και επιλέξτε τη μέθοδο επικοινωνίας ως email.
Επίσης, διατηρήστε το αναγνωριστικό email στο κύριο πελάτη / προμηθευτή> Δεδομένα κωδικού εταιρείας> Καρτέλα αλληλογραφίας.
Στη συνέχεια, η αλληλογραφία για αυτόν τον πελάτη / προμηθευτή θα δημιουργηθεί σε μορφή email αντί για έξοδο εκτύπωσης (Λαμβάνοντας υπόψη τη ρύθμιση εξόδου χρήστη που έγινε για τον προσδιορισμό της μεθόδου επικοινωνίας στην έξοδο χρήστη που δίνεται στην επόμενη διαφάνεια.)
(Σημείωση: Ομοίως, μπορείτε να κάνετε ρύθμιση για έξοδο φαξ επιλέγοντας την τυπική επικοινωνία ως φαξ και διατηρώντας τον αριθμό φαξ.)
Αυτό το άρθρο συνεισφέρει η Manisha Singh